De som använder Microsoft Outlook som e-postklient kan organisera e-postmeddelanden i olika mappar beroende på typen av e-post, beroende på avsändare eller datum. När du får flera e-postmeddelanden är det viktigt att organisera dem i olika mappar men det är lika viktigt att denna distribution är automatisk, så att du alltid vet i vilken kategori du vill leta efter vissa typer av meddelanden.
I web.mail-tjänster som Google Mail, Yahoo Mail, Hotmail och andra är det möjligt att skapa automatiska filter för e-post enligt vissa regler.
I Microsoft Outlook-programmet är det också möjligt att skapa filter och regler för att automatisera organisationen av inkommande post i specifika mappar .
Den beskrivna processen gäller alla typer av e-postregler i Outlook.
Om du till exempel prenumererar på nyhetsbrevet för att ta emot Navigaweb-artiklar via e-post (från registreringsformuläret till höger) kanske du vill att e-postmeddelandena från " pom-heyweb " ska katalogiseras i en specifik mapp, kanske kallas " datornyheter ".
1) Gå till fliken Verktyg och välj alternativet Regler och varningar .
2) I avsnittet E-postregler, tryck på den nya regelknappen (eller Ändra regel om du ändrar en befintlig).
3) Välj avsnittet Organisera under avsnittet Organisera (i detta fall kan det vara, flytta meddelanden från en specifik användare till en mapp ).
4) I den nedre delen av fönstret finns ett avsnitt med titeln " Steg 2 " med frasen Tillämpa regeln när ett meddelande som skickas av ... kommer .
I den här meningen måste du klicka på de olika länkar skrivna i blått och ändra alternativen efter dina behov.
Klicka sedan på " användare " och ange e-postadresserna som ska användas som filter (i vårt exempel adressen till navigaweb.net som artiklarna tas emot med).
Listan visar bara de personer som läggs till i adressboken, därför måste du se till att du har lagt till e-postadressen i kontakterna innan du väljer den.
Klicka sedan på " flytta meddelandet till den valda mappen " och välj mappen där de automatiskt filtrerade e-postmeddelandena ska hittas.
I det här fallet kan du skapa en ny mapp från urvalsfönstret.
5) Klicka på Nästa och förfina eventuellt regeln genom att lägga till andra parametrar.
Till exempel inkludera bara meddelanden med vissa specifika ord i ämnet.
6) Nästa och ange eventuella undantag från regeln.
7) Ge det automatiska filtret ett namn och klicka på Slutför .
Först kan det emellertid vara bekvämt att sätta korset på alternativet som gäller för meddelanden som redan finns och på aktiv regel .
Detta säkerställer att nya och tidigare meddelanden som uppfyller regeln flyttas till motsvarande mapp .
Om du vill förkorta processen, om du inte behöver en mer detaljerad regel, kan du göra detsamma snabbare genom att klicka på ett meddelande från inkorgen och välja Skapa regel .
Detta gör det mycket lättare att välja villkor och konfigurera ett filter som automatiskt flyttar meddelanden till specifika Outlook-mappar.
