Hur många gånger har vi varit tvungna att manuellt fylla i brev, etiketter eller inbjudningar med olika information om var och en av dem: i princip måste vi replikera bokstaven eller etikettmallen på hela arket (fast data) och fylla i var och en med olika data som ska matas in (flexibel data). Denna operation kan vara mycket tråkig och repetitiv, men lyckligtvis ger programmen som används för att skriva och hantera data oss en bra hand med e-postfusionen, vilket gör att vi kan replikera flexibel data inom modeller skapade med fast data, för att i ett fall generera alla biljetter, brev eller etiketter med all nödvändig information. Vi ser i den här guiden hur man smälter e-postfusion på Word, Excel och LibreOffice, så att du då och då kan välja det bästa programmet för att göra detta på vår dator.
LÄS Också: E-post samlas i Gmail för att skicka personliga e-postmeddelanden till flera kontakter
Hur man smälter e-post
Om vi behöver skapa många utskrifter med fast data och flexibla data, läs bara följande kapitel för att kunna uppnå målet utan att manuellt måste skriva alla uppgifter, vilket påskyndar utskriften av brev, biljetter, etiketter etc.Hur man smälter e-post med Word och Excel
För att skapa en e-postfusion börjar vi skriva den fasta delen av vårt dokument på Word: vi kan få hjälp med att förverkliga de modeller som erbjuds av Office-programmet, så att vi har en bas att börja.
När den "fasta" delen är klar måste vi ange sammanslagningsutskrifterna på dokumentet, det vill säga de delar som ska fyllas i med flexibla data. Klicka överst på menyn Bokstäver och klicka sedan på Starta e-postfusion -> Guiden för e-postfletning .
En sidofält öppnas till höger om dokumentet där vi kommer att vägledas i skapandet av e-postfusionen: vi väljer vilken typ av utskrift som ska göras ( brev, e-post, kuvert, etiketter eller lista ), vi trycker ner på Nästa, vi väljer Använd dokumentet aktuellt eller Ändra dokumentets layout (programmet kommer att generera fälten som ska fyllas i sig själv), tryck igen på Nästa och välj Skapa en ny lista för att generera flexibel data i nästa avsnitt.
För enkelhets skull kan vi också använda Excel, mycket lämpligare för att generera data för e-postfusion; när vi lämnar Word-dokumentet avstängt ett ögonblick öppnar vi Excel och börjar infoga de data som ska användas för e-postfusionen i olika rader och kolumner.
För detta ändamål kan vi också skapa en enkel tabell för att göra allt så snyggt som möjligt och underlätta uppgiften igen i Word.
När vi har skapat Excel-dokumentet med flexibel data och sparat kalkylarket, låt oss gå tillbaka till Word-dokumentet och i sidofältet, gå till datavalsavsnittet så att vi kan trycka på Bläddra- knappen.
Ett fönster öppnas, där vi helt enkelt måste välja det Excel-dokument som skapats tidigare; därefter kommer programmet att fråga oss om vi vill använda den nuvarande tabellen eller om vi manuellt vill välja de data som ska användas.
På detta sätt skapar vi mottagarna av e-postfusionen, som kommer att visas i det dedikerade fönstret.
Allt vi behöver göra är att kontrollera datainmatningen och klicka slutligen på OK .
Avslutningsvis måste vi klicka på Nästa i fältet på höger sida, välj arrangemanget för etiketter som genereras av data (var noga med att få dem att sammanfalla med den del som vi vill fyllas med av flexibel data!), Tryck igen på Nästa, kolla kuverten en och en, bokstäverna eller etiketterna som genereras av Word och skrivs slutligen ut på den sista skärmen med knappen Skriv ut (efter att ha tryckt förra gången på Nästa ).
Om vi inte är nöjda med resultatet kan vi också redigera de enskilda etiketter, bokstäver eller kuvert som skapats med knappen Redigera enskilda etiketter, som finns i den sista skärmen i guiden.
Hur man smälter e-post på LibreOffice
Om vi inte har möjlighet att använda Microsoft Office på vår dator, kan vi alltid installera den kostnadsfria LibreOffice-sviten, med vilken vi kan utföra e-postfusionen (kallas här seriell utskrift).Vi öppnar LibreOffice Calc-programmet och infogar alla flexibla data som ska användas i efterföljande serietryckning, och tar hand om att beställa dem i en tabell.
Spara kalkylbladet och öppna programmet LibreOffice Writer, börja skriva eller skapa den fasta modellen som ska användas för e-postfusionen, öppna sedan Verktyg- menyn och klicka på posten Skriv ut i serie .
Från den här skärmen kan vi välja om vi ska börja från det redan öppna dokumentet eller att ladda upp ett annat dokument eller en modell som laddats ner från Internet ; när du väl har gjort ditt val trycker vi på Nästa, vi väljer om vi vill skapa ett brev eller ett e-postmeddelande och vi trycker igen på Nästa för att hitta oss i den viktigaste skärmen, där vi kan infoga blocket med adresser.
Klicka nu på Välj adresslista och klicka på Lägg till i det nya fönstret för att kunna lägga till det kalkylblad som skapats tidigare med Calc (specifikt pivottabellen skapad för att sortera data).
När den flexibla datan laddats, tryck på Annat för att välja dataformat och välj sedan Kombinera fält för att kunna välja vilken data som ska användas i det valda formatet.
Nu klickar vi på OK, vi kontrollerar om alla de genererade dokumenten har de data vi laddade och sedan trycker vi igen på Nästa, vi väljer den mest lämpliga formen av hälsning, vi trycker igen på Nästa och vi justerar layouten för data i dokumentet, så att vi kan förhandsgranska det slutliga resultatet.
Vi kommer tillbaka till Writer-dokumentet, denna gång uppdelat i så många dokument som det finns utskrifter att göra (vi ser ett nytt verktygsfält visas längst upp). För att starta utskriftsprocessen, tryck helt enkelt på ikonen Skriv ut sammansatta dokument .
slutsatser
E-postfusionen kan vara mycket användbar på kontoret när vi måste skicka ett enskilt dokument till flera personer och vi måste faktiskt bara ändra välkomstmeddelandet, rubriken och de slutliga hälsningarna på var och en. Det kan också vara mycket användbart i hemmet för att göra bröllopsinbjudningar, specialinbjudningar eller personliga biljetter för varje gäst: genom att följa stegen vi har illustrerat kommer vi att kunna smälta samman med både Word och Excel (tillgängliga som betalda program) och LibreOffice (tillgängligt) fri).Vi vet inte hur man skapar etiketter på Word "> Hur man skapar etiketter med Word.
Om vi istället måste göra en faktura med Excel, inbjuder vi dig att läsa vår artikel Hur man skapar en faktura med Excel, från början, enkel och personlig .
Som en sista avläsning rekommenderar vi att du tittar på hur du skriver ut visitkort med Word eller LibreOffice, verkligen användbart om vi behöver många visitkort med fast data.
