Ett av de vanligaste oroligheterna när vi skapar dokument med Office-sviten är förlusten av allt arbete som gjorts fram till det ögonblicket på grund av en plötslig strömavbrott eller ett Windows-fel, med en tvingad omstart. Dessa scenarier är mindre och mindre frekventa, men vi kan skydda arbetet genom att programmera Word, Excel och PowerPoint för att automatiskt spara dokumentet medan vi fortfarande gör det: genom att agera på detta sätt, i värsta fall, kommer vi bara att förlora de sista stunderna innan problemet eller blackout. I den här guiden visar vi dig hur du aktiverar automatisk filsparing på Word, Excel och PowerPoint för att alltid skydda arbetet som utförs på kontoret eller hemma; om det inte räcker (vi riskerar att filskada), kommer vi också att visa dig hur du använder filhistoriken för att kunna återställa en gammal revidering av filen, så att du alltid kan börja om på en bra punkt och undvika att behöva starta om igen.
LÄS OCH -> Återställa skadade, skadade eller förlorade Word-dokument och Excel-filer
1) Automatisk spara till Office 365
Om vi har en prenumerationskopia av Office 365, är automatisk sparning tillgänglig genom att ladda upp filen direkt till OneDrive, OneDrive for Business eller SharePoint Online (för företag): på detta sätt synkroniserar de olika Office-program som används synkroniserar varje ändring som görs på filer (i några sekunder), så att du aldrig behöver oroa dig för problem. Först aktiverar vi därför OneDrive-klienten på vår PC med Windows 10, letar efter dess ikon i det nedre högra hörnet eller letar efter OneDrive- objektet i Start-menyn.
Om vi har tidigare versioner av Windows eller använder en Mac, laddar vi ner OneDrive.
När den synkroniserade OneDrive-mappen har aktiverats, låt oss gå till Office-programmet som ska användas, börja skriva dokumentet ( Ny ) och klicka sedan på File -> Save överst och välj OneDrive -> Personal folder som sökväg. Filen sparas omedelbart i molnet och i den övre delen av fönstret ser vi Auto spara- knappen visas.
I en annan artikel guiden för att synkronisera mappar i Onedrive.
Med knappen aktiv kommer vi inte längre att behöva oroa oss för att spara i tidsintervall, eftersom allt är synkroniserat med molnet (uppenbarligen måste det finnas en internetanslutning). Om vi vill återställa en gammal version av filen klickar du bara på knappen sparad i OneDrive längst upp till höger och använder menyn Visa alla versioner .
På detta sätt kan vi automatiskt spara och återställa om det behövs även om det finns problem med datorn (vi kan alltid fortsätta arbetet på en annan dator konfigurerad med vårt Office 365-konto).
Om vi inte har Office 365 ännu, kan vi registrera oss för ett serviceabonnemang härifrån -> Köp Office 365.
En prövning på 1 månad finns också för baspaketet, så att du kan utvärdera alla fördelarna med att ha ett Office-abonnemang istället för att köpa hela sviten för offlineproduktion.
2) Automatisk sparing på offlineversioner av Office
Om vi inte har Office 365 utan en gratis försäljningsversion (med den klassiska licensen med obegränsad giltighet) är den automatiska sparningen på molnet inte tillgänglig, men vi kan alltid använda den automatiska sparningen för offlinefiler .
I det här fallet kommer vi att använda revisionssystemet integrerat i Office, så att vi kan spara ändringar som vi inte sparar manuellt med kortare intervaller (vi påminner om att bara trycka på CTRL + B på tangentbordet för att omedelbart spara framstegen).
För att möjliggöra automatisk sparing på detaljhandelsversioner av Office öppnar vi alla dokument med Office-program, klickar på Arkiv längst upp och går till Alternativ -> Spara sökväg.
Från detta fönster ser vi till att förlängningen av de senaste kontorfilerna indikeras (till exempel docx, xlsx etc), vi sätter kryssmarkeringen under Spara auto-spara information varje, vi ställer in 1 minuts intervall (det minsta som vi kan ställa in) och vi aktiverar också objektet Håll den senaste versionen automatiskt återställd om den stängs utan att spara .
Autosave-informationen kommer att sparas i den sökväg som anges i Autosave-filvägsfältet, som också kan vara en mapp för alla moln (om vi har synkroniserat OneDrive eller Google Drive, kan vi peka på ändringarna där och därmed ha en kontinuerlig säkerhetskopia).
För att återställa filer efter en blackout eller ett systemfel, öppnar du bara Office igen och använder filåterställningsverktyget, som kommer från den säkerhetskopia som vi konfigurerade tidigare. Tyvärr sparar detta system bara de ändringar som görs varje minut: om vi är väldigt snabba att skriva, kan en saknad minut minska mycket dokument vid återhämtningen.
3) Hur man använder Windows filhistorik
Om vi vill ha ett extra backup-system, så att vi också kan återställa filer som är skadade av fel, plötsliga omstarter eller skadlig programvara, kan vi lita på räddningssystemet som heter File History, som finns på Windows 10 (men också på tidigare versioner av operativsystemet ).
För att aktivera filhistorik i Windows, öppnar du Start-menyn längst ner till vänster, söker efter inställningar för säkerhetskopiering och öppnar det första objektet som visas längst upp; från den nya menyn ställer vi in en backup-enhet (ett USB-minne, en extern hårddisk eller någon nätverksresurs) genom att klicka på Lägg till en enhet .
Efter att ha lagt till säkerhetskopieringsvägen, klickar vi på Fler alternativ, väljer var 10: e minut i menyn Säkerhetskopieringsfiler och lägger till slut tillbaka mappen (där vi sparat Office-filerna) genom att klicka på knappen Lägg till en mapp .
Systemet säkerhetskopierar automatiskt var tionde minut, så att du alltid har en kopia av våra Office-dokument på en separat disk. För att lära dig mer om säkerhetskopieringssystemen inbjuder vi dig att läsa guiden nedan.
LÄS OCH -> Säkerhetskopiera användarmappar för att spara personuppgifter i Windows
