Att arbeta och skriva med Word (eller motsvarande program som LibreOffice Writer eller Google Docs) betyder att hantera alla problem och svårigheter med textformatering. Det är enkelt att skriva ett dokument på datorn, men det kan bli frustrerande om du inte känner till grunderna om du formaterar texten eller ändrar hur den presenteras, avsnitt, sidbrytningar, marginaler etc.
alla kommer att ha problemet att se tomma sidor i mitten av ett dokument, att inte kunna dela kapitlen, att se att utskriften skiljer sig från det du ser på skärmen.
Du kan förbättra mycket när du skriver ut dokument med Microsoft Word och begränsa fel så mycket som möjligt och utan att bli galen att lära dig hur textformatering fungerar i Word och vilka verktyg som finns tillgängliga för att kontrollera det .
Instruktionerna i den här artikeln är baserade på Word 2010, men bör fungera med både tidigare och senare Word-versioner om inte annat anges.
LÄS OCH: Använd Microsoft Word professionellt och snabbt med 5 användbara funktioner
1) De tre nivåerna för formatering i Microsoft Word
Det första tricket för att formatera ett dokument i Word är att förstå hur Word tolkar textformatering.
Det mänskliga sinnet tror att ett dokument består av ord som bildar meningar, meningar som bildar stycken, stycken som utgör sidor och så vidare.
För Word består dock varje dokument av tre grundnivåer:
- Avsnitt : Varje Word-dokument har en eller flera avsnitt.
- Avsnitt : Varje avsnitt har en eller flera stycken.
- Tecken : Varje stycke har en eller flera tecken.
Word gör det verkar möjligt att tillämpa formatering på ett helt dokument eller specifika sidor i ett dokument, men i själva verket tillämpas varje regel alltid på en av dessa tre nivåer och inte därför på hela dokumentet.
2) Se de dolda karaktärerna
För att lära dig att formatera text i Microsoft Word och arbeta med stilar måste du alltid hålla dolda tecken synliga, åtminstone tills du blir så bra att "se dem" även om de inte är synliga för ögat.
Klicka på knappen med ¶- symbolen på huvudverktygsfältet för att se de icke-utskrivbara och dolda tecknen som är symbolerna för dokumentets struktur.
Arket kommer nu att vara smetat med prickar på sidorna och ¶ i slutet av varje rad som slutar på en punkt.
I Word är varje knapp du trycker på tangentbordet ett tecken, men bara bokstäver, siffror och skiljetecken syns.
Med alternativet visa dolda tecken, prova att trycka på Enter, Tab och mellanslagsfält för att förstå att dessa också tolkas som tecken, inte skrivbara.
När du kopierar och klistrar in i text kopieras också dessa tecken.
Det kan vara lite fult att se alla de konstiga karaktärerna runt texten, men du måste vänja dig vid den för att kontrollera formateringen.
Genom att trycka på knappen ¶ är det alltid möjligt att inaktivera de dolda tecknen.
Du kan kontrollera exakt vilka tecken du vill se och dölja genom att gå till Arkiv -> Alternativ -> Display .
Det enda du inte ser är sektionsbrytningarna i dokumentet, endast synliga när du byter till utkastvisningen (menyn Visa -> Struktur ).
3) Kontrollera avsnitten
Avsnitten styr hela dokumentets flöde.
Alla Microsoft Word-dokument börjar med ett enda avsnitt som ändras när följande ändringar läggs till:
- Ett manuellt sektionsbrott är infogat.
Du kan skapa ett nytt avsnitt manuellt genom att infoga en sektionsbrytning (på Word-meny Layout -> Breaks )
Det finns två typer av sektionsbrytningar, en som bryter texten på sidan, den andra som fortsätter att skriva på samma sida där brottet sätts in.
I Word finns också de udda och jämna sidbrytningarna.
- Formateringen av specifika sidor ändras.
Kom ihåg att Word inte ser sidor, bara avsnitt.
När du ändrar formateringen av en viss sida eller sidintervall skapar Word ett nytt avsnitt för dem genom att automatiskt infoga ett avsnittbrott ovan och under.
Alla formateringsändringar på sidnivå tillämpas på hela avsnittet.
Avsnitt kan verkligen göra dig galen om du inte riktigt förstår hur du hanterar dem och vad de är, särskilt för att du måste använda Design-vyn för att hantera dem.
Ett typiskt nybörjarfel är att byta till att skriva på en efterföljande sida utan att störa sidan genom att trycka på Enter flera gånger.
4) Använd stycken
Punkt är utan tvekan det viktigaste elementet i ett Microsoft Word-dokument.
Framgång med att formatera text beror allt på att förstå hur det fungerar.
Stycket är en fras som slutar med inslagning och sedan använda. och tryck sedan på Enter.
I Word indikeras ett stycke med tecknet ¶
Punktmarkeringen är en viktig och speciell karaktär eftersom det berättar allt om textens struktur.
Genom att se ¶ kan vi undvika fel som att flytta till nästa sida genom att trycka på Enter flera gånger eller förlora formatering i kopieringen och klistra in.
Detta beror på att symbolen ¶ inte också kopieras.
För att skriva på Word är det viktigt att se dessa karaktärer och alltid veta var en mening slutar.
5) Använd stilar för att organisera och tillämpa formatering
En stil är samlingen av formateringsinformation som kan tillämpas på ett textstycke samtidigt.
Stilar är användbara för att tillämpa samma formatering i ett dokument.
I Word's Hem-meny kan du välja mellan fördefinierade stilar som är av två typer: styckestilar och teckenstilar.
Snabbstilar är tillgängliga från en rullgardinsmeny i huvudfältet.
- Paragrafformat inkluderar formatering som tillämpas på ett helt stycke, (tabeller, linjeavstånd, gränser och strecksatser), och även teckenformatering (typsnitt, storlek, färg).
Paragrafformat markeras med ¶-tecknet.
- Teckenstilar innehåller endast information om formateringen av valda tecken i ett stycke.
Teckenstilar inkluderar endast formatering av tecken, bokstäver och siffror.
Om du tillämpar en teckenstil i ett stycke åsidosätter den styckestilen.
Du kan redigera befintliga stilar, men det är bäst att lämna dem där de är och skapa dina egna om du vill ha den här kontrollen.
I de nya stilskapande alternativen är det bättre att lägga till det i snabbstilen menyn men inte aktivera alternativet för automatisk uppdatering.
Det är bättre att använda samma stil automatiskt för följande stycke för att ha ett enhetligt dokument.
För titlar eller bildtexter är det bättre att använda olika stilar.
Alla grunderna i stilar i Word förklaras helt i den italienska kontorsguiden på den här sidan.
6) Förbered dokumentet först
Det finns inget mer frustrerande än att försöka lösa sektionsproblem i Word eller lösa ett problem med stilarna i ett färdigt dokument.
Det bästa sättet att skriva på Word är att göra det utan att oroa sig för formatering och sedan, när det är klart, öppna ett nytt dokument, förbereda det ordentligt och kopiera texten från det gamla till det nya, klistra in det som oformaterad text.
En annan artikel rapporterar ett program för att klistra in kopierad text utan att formatera.
LÄS OCH: Blir bra med kalkylblad i fyra steg (Excel, LibreOffice och Google Drive)
