Ett av de mest använda verktygen på kontoret när vi arbetar med kalkylblad är pivottabellen, som låter dig samla in data på ett ordnat sätt och göra beräkningar snabbt och effektivt. Med en pivottabell är det möjligt att organisera data, lista unika värden, skapa rapporter, filtrera data och analysera dem utan att behöva skriva komplicerade formler. De som har arbetat med Excel länge har förmodligen redan vet hur man skapar en pivottabell i farten, men om vi är nybörjare eller nyligen arbetar på ett kontor kan vi återfå nödvändig kunskap i den här guiden, där vi visar hur man skapar ett pivottabell på Excel . Om vi i hemmiljön föredrar att använda Google Sheets (det kalkylblad som erbjuds gratis av Google), kommer vi i den här guiden att visa dig hur du skapar en pivottabell för den här tjänsten, så att du inte nödvändigtvis behöver köpa Microsoft Office för beräkningarna och tabellerna i hemma eller för utbildningsändamål.
LÄS OCH: Hur man skapar en pivottabell och vad den används för
Hur man gör en pivottabell i Excel
För att påbörja skapandet av en pivottabell sätter vi in alla data som vi måste använda i ett tomt kalkylblad i Excel, eventuellt med separata kolumner och rader för varje datagrupp (en lista över utgifter eller finansiella inkomster för exempel dividerat med varje månad på året). För att tabellen ska vara så exakt som möjligt lägger vi alltid till rubriker längst upp i kolumnerna, så att skapandet av tabellen blir mycket enkel.Efter att ha infogat data i cellerna väljer vi alla data genom att hålla ned vänster musknapp på objektet längst upp till vänster och inkludera alla celler, gå sedan till toppmenyn Infoga och klicka på PivotTable- knappen.
Ett litet fönster öppnas, där vi bara måste bekräfta valet av celler och var du vill spara pivottabellen (vare sig i samma kalkylblad eller i ett annat). Efter att ha visat data klickar vi på OK för att generera pivottabellen; ett sidofönster öppnas till höger, där vi måste välja fälten i pivottabellen och välja filter, kolumner, rader och värden som ska infogas i tabellen. För det mesta räcker det att kontrollera objekten i den övre delen av kompositionsfönstret för att se pivottabellen som redan är bildad (och förinställd för att göra summan av alla kolumner).
Om data för tabellen är tillräckligt sorterade, kommer vi inte ens att behöva ingripa i de andra kolumnerna och raderna, eftersom de redan kommer att fyllas i korrekt (i händelse av problem kan vi alltid ingripa för att ändra strukturen för pivottabellen som vi skapar).
Om vi vill utföra subtraktioner, multiplikationer, uppdelningar eller andra typer av beräkningar, gå till avsnittet Värden längst ner till höger, klicka på ett av de närvarande artiklarna och välj inställningar för värdefält, så att vi kan välja vilken beräkningstyp som ska utföras.
Från samma fönster klickar vi på Number format och väljer vilket format som ska ges till data i tabellen (om vi gör en beräkning med euro, väljer vi Valuta ).
På liknande sätt kan vi snabbt skapa pivottabeller genom att gå till Infoga och klicka på Pivot Tabells rekommenderade knapp; på detta sätt kommer Excel att utföra de flesta av anpassningarna, vilket bara lämnar införandet av beräkningsfält och ändring av värden som anges i det.
Så här skapar du en pivottabell på Google Sheets
Även på Google Sheets (eller Google Sheets) kan vi skapa pivottabeller på ett extremt enkelt och omedelbart sätt, utan att ens behöva installera ett program på vår PC (därför kan vi använda tjänsten på vilken dator som helst, även företag).Först och främst, låt oss gå till Google Sheets-sidan, logga in med ett Google-konto i vår besittning (även Gmail-kontot, YouTube eller kontot som skapats för Google Play Store på en Android-smarttelefon är bra) och klicka sedan på modell identifierad som tom .
När kalkylbladet är öppet, sätter vi in våra data i raderna och kolumnerna och tar hand om att skapa en rubrik för varje skapad kolumn.
Välj nu alla data som matats in med vänster musknapp och klicka sedan på Data -> PivotTable för att starta skapandet av tabellen.
Ett litet fönster öppnas, där vi måste välja om du vill placera pivottabellen i samma kalkylblad eller i ett annat ark som skapats för tillfället; När du har gjort ditt val klickar du på Skapa .
Tabellredigeraren kommer nu att öppnas, där vi bara måste välja element som ska infogas: klicka sedan på knappen Lägg till bredvid varje data för att fylla i pivottabellen med de data vi har. För exemplet som visas måste vi lägga till fältet Rader varje månad, medan fältet Värden måste vi ange inkomster och utgifter (med knappen Lägg till två gånger).
Pivottabellen kommer att fyllas i helt automatiskt med raden av totaler och de värden som redan uttrycks i Euro; om vi vill använda en annan matematisk funktion istället för summan, bara handla på rullningsmenyerna under artiklarna Sammanfatta med .
Om vi vill dra nytta av Google Sheets och de andra arbetsverktygen som erbjuds av Google även utan internetuppkoppling fortsätter vi att läsa i vår Google Drive Offline- guide för att öppna dokument utan Internet .
slutsatser
Som vi har sett är det verkligen väldigt enkelt att skapa en pivottabell i Excel och Google Sheets: detta förklarar varför de är bland de mest använda beräkningstabellerna på kontor och offentlig förvaltning (men vi kan använda dem utan problem för någon typ av beräkning, även när vi är hemma).Om vi vill bli riktiga experter på att använda Microsoft Excel rekommenderar vi att du läser våra guider för hur man gör beräkningar på Excel och hur man använder Excel-formler för att räkna antal och celler (COUNT och SUM).
Om vi istället letar efter färdiga modeller för att hantera utgifter, ekonomi och mer med Excel, inbjuder vi dig att läsa artikeln om de bästa Excel-modellerna som du kan ladda ner gratis för att hantera utgifter, ekonomi och mycket mer .
