Google Drive-plattformen är inte bara användbar för att lagra foton och videor online (som alla andra molntjänster), utan den kan bli en verklig komplett kontorssvit som fungerar online, offline och i samarbete. Till detta lägger vi till att allt erbjuds gratis, vilket gör det till en praktisk lösning för de som inte vill betala pengar för att dra nytta av Microsoft-plattformen, det vill säga Office 365. I den här guiden har vi samlat alla trick från experter för att bättre använda Google Drive och Google Docs i deras mest dolda och minst använda funktioner. Plattformen är kanske ännu inte en full ersättning för Microsoft Office, men den har förbättrats så mycket att den kan användas i produktionssektorn utan särskilda uppoffringar. Guiden kommer att delas upp i två delar: i en kommer vi att samla in alla tips och tricks för Google Drive, i den andra tips från experter för att använda Google Docs .
Artikelindex
- Fusk för Google Drive
- Fusk för Google Docs
- slutsatser
Fusk för Google Drive
I den här delen av guiden visar vi dig de mest användbara tipsen för att använda Google Drive molnplattform som en riktig professionell, med fokus på fildelning, filpublicering och andra samarbetsaspekter på plattformen.Dela en fil eller mapp
När filen eller mappen har laddats upp till molnet kan vi dela den med våra vänner och kollegor. För att dela på Google Drive öppnar du bara den personliga molnsidan, högerklickar på filen eller mappen och klickar sedan på Dela . Ange e-postadresserna till våra kollegor och vänner i fönstret som öppnas så att de kan komma åt filen för att läsa den, redigera den eller ladda ner den (baserat på behörigheterna vi ger).
Sök efter filtyper
Genom att öppna Google Drive, i webbplatsens huvudgränssnitt, klickar vi på pilhuvudet i sökrutan längst upp för att göra sökningen väldigt specifik, så att vi väljer om bara filer av en viss typ ska visas, deras behörigheter och deras synlighet online.Sortera filerna
Till höger om Google Drive-webbplatsgränssnittet hittar vi knappen för att ändra visningen av filerna, så att du kan beställa dem från de senaste eller de tyngsta eller senast ändrade med hjälp av de specifika kolumnerna (ovanför filerna).För att beställa specifika filer kan vi också använda menyerna på vänster sida av gränssnittet: My Drive, Computer, Shared with me, Recent, Specials and Trash (där vi hittar de raderade filerna).
Flera förhandsvisningar
Utan att öppna varje fil kan vi förhandsgranska flera filer samtidigt, helt enkelt genom att trycka på höger knapp på filen eller mappen och använda förhandsgranskningsknappen (ögonsymbolen). Genom att använda markörtangenterna eller pilarna på sidorna kan vi således navigera i innehållet utan att behöva öppna eller ladda ner det.Lägg till Google Drive på din dators skrivbord
Om vi använder Google Drive mycket kan vi se till att filerna som skapats eller sparats online också finns tillgängliga på datorn på ett synkroniserat sätt. Google Drive-klienten kan laddas ner från den officiella sidan och se till att välja installationsprogrammet för säkerhetskopiering och synkronisering .Med Google Drive-skrivbordsapplikationen kan du också använda plattformen som en online-backuptjänst för lokala filer.
Du kan välja specifika mappar som ska synkroniseras medan dokumentfiler visas som webblänkar, så länge du inte väljer att konvertera dem till Office-dokument.
Hantering av bilagor
Med Drive kan vi hantera Gmail-bilagor, så att vi sparar dem direkt i molnet utan att behöva ladda ner dem till datorn som används. Detta är mycket användbart om vi tillfälligt får tillgång till en företags eller offentlig PC och inte vill lämna viktiga bilagor. När vi är hemma hittar vi bilagan till e-postmeddelandet i vår Google Drive, både på smarttelefonen och på PC.Google Drive-appar
Med Google Drive kan du inte bara ladda upp filer från din dator, utan du kan också skapa nya från början. Som nämnts kan du skapa dokument med Google Docs-appar eller till och med andra med externa applikationer som integreras i Google Drive. Till exempel kan du skapa en HTML-kodfil, en video, en ritning, ett vanligt textark, ett fax eller vad du vill. Många av dessa applikationer är tillgängliga i Chrome Web Store eller kan läggas till genom att trycka på inställningsknappen till höger i huvudgränssnittet.I en annan artikel såg vi de bästa applikationerna för Google Drive som, det måste komma ihåg, bara fungerar med Chrome som en webbläsare.
Fusk för Google Docs
I den här delen av guiden kommer vi istället att visa dig tricks för att bättre använda Google Docs-funktionerna på Drive-plattformen. Många av de kommandon som visas kan också användas på Drive, eftersom de i slutändan är en del av samma plattform (i själva verket är Docs en förlängning av Drive för att hantera kontordokument i molnet).Google Dokument offline
Som tidigare skrivits tidigare kan du använda Google Docs-appar även utan internetuppkoppling genom att installera dem som Chrome-applikationer på vår PC så att vi kan ersätta Microsoft Office gratis i hanteringen av DOC-, XLS- och PTT-filer.För att ta reda på hur du gör det, läs vår guide Google Drive Offline för att öppna dokument utan internet .
Skanna dokument från mobiltelefon
Med Google Drive-appen kan du omvandla pappersdokument till digitala dokument tack vare den speciella OCR-funktionen. För att aktivera det trycker du bara på + -knappen och väljer att skapa ett nytt dokument från ett foto .Om du vill utforska detta ämne ytterligare rekommenderar vi att du läser guiden för att skanna dokument genom att omvandla dem till PDF med kameran på din mobiltelefon .
Vokalskrivning
Om vi tänker skriva ett dokument genom att diktera ord med rösten, kan vi använda röstskrivningsfunktionen, genom att klicka på toppen av Verktyg och sedan på Röstskrivning .
Naturligtvis krävs närvaron av en mikrofon (den som ingår i webbkamera är bra, men vi måste placera oss nära kameran).
Skriv för hand
Liksom i Gmail kan Google Drive också skrivas för hand med musen och installera ett visst tillägg på Google Chrome.Den här funktionen kan vara mycket användbar för att signera dokument utan att behöva skriva ut och skanna dem varje gång, men kräver vissa manuella färdigheter med musen (det är inte lätt att skriva under helt enkelt genom att flytta musen).
Använd OCR-funktionen i texten
Med Google Drive kan du använda optisk teckenigenkänning (OCR) för att analysera text i PDF-filer och bilder för att konvertera dem till ett redigerbart standarddokument.På detta sätt kan du till exempel skanna en bok och sedan kopiera den till ett dokument som du kan redigera.
För att lära dig mer om denna funktionalitet, se vår guide om hur du extraherar text från en PDF eller bild med Google Dokument.
Kopiera formatnyckel
Knappen Kopieringsformat finns på verktygsfältet i alla huvudsakliga Google Dokument-applikationer och kan användas för att kopiera formatet för ett blockblock till ett annat.Detta är en av de viktigaste funktionerna i Microsoft Office som inte kunde saknas i en serie program för att skapa dokument.
Ställ in standardtextstilar
Detta är också en grundläggande funktion i Word, nu också inkluderad i Google Dokument, med en rullgardinsmeny där du kan välja de fördefinierade teckensnittsstilarna och en alternativmeny för att ändra dem och spara nya stilar andra än standard.Leta efter länken
Om du måste skriva ett dokument med hypertextlänkar markerar du ordet som "Navigaweb", högerklickar och klickar på Länk för att lägga till länken till rätt webbplats, automatiskt sökte efter applikationen.Dra och släpp bilder
För att lägga till en bild i ett dokument behöver du bara dra den med musen från en mapp eller från en annan webbplats till webbgränssnittet i Google Drive-applikationen.Översätt dokument
Du kan dra nytta av kraften i Google Translate och snabbt översätta dokument genom menyalternativet Verktyg -> Översätt dokument, som gör att du kan översätta 46 olika språk i två riktningar.Ändra teman för bilderna
Presentationsteman är mycket lik Microsoft Powerpoint för att omedelbart skapa layouten för rätt presentation. Möjligheten att ändra det aktuella temat från bildmenyn är mycket nyligen.Layoutbord
Google Docs-appen saknar de mest avancerade designverktygen, men tabeller kan användas för att skapa olika typer av layouter. Från tabellmenyn kan du skapa ett osynligt nätverk av celler där du kan skriva för att formatera texten på olika sätt.Villkorlig formatering i kalkylblad
Kapaciteten och omfattningen av Google Docs webbapplikationer utökas allt mer tack vare Format- menyn som i Worksheets-appen, motsvarande Excel, låter dig skapa ett villkorat format för att färga texten i cellerna annorlunda beroende på vilket värde de har.Publicera filer på en webbplats med inbäddning
Den här unika funktionen i Google Dokument gör att du kan bädda in ett dokument på en webbplats eller en webbsida endast genom att kopiera Bädda in koden, som du skulle göra med Youtube-videor. Koden kan erhållas från menyn Arkiv -> Publicera på webben .slutsatser
I den här snabbguiden har vi visat dig alla expertfunktioner som finns tillgängliga på Google Drive och Google Docs, så att du kan börja använda den plattform som Google erbjuder som den borde vara. Kanske kommer det inte att ersätta Office helt, men vi kan använda det för att redigera och läsa dokument i farten.Om vi är fans av strömmande musik kan vi också använda Drive som ett lager för våra filer, så att vi kan spela dem från smartphones eller andra datorer, vilket förklaras i vår guide om hur du lyssnar på musik som sparats på Drive .
Om vi å andra sidan måste integrera anteckningarna som sparats i Google Keep i Google Docs eller Drive, kan vi använda stegen som beskrivs i guiden om hur du integrerar Google Keep med Google Docs för att lyckas.
