Microsoft Outlook är det mest använda och kända programmet i världen för att hantera e-post på din dator, även om det är ett program som ingår i Office-paketet. Outlook är viktigt i många organisationer, inte bara för dess uppenbara e-posthanteringsfunktioner, utan också för dess kalender, uppgifter och adressbokfunktioner.
För företag är bekvämligheten att ansluta Outlook till en Exchange-server så att alla kan dela samma adressbok och kalendrar och bli ett utmärkt verktyg för samarbete på företagsnivå.
För hemmabruk används Outlook främst för att ladda ner e-post till din PC och lagra den utanför internet, men även om de flesta säkert inte använder en Exchange-server hemma och förmodligen inte ens vet vad det är drag, Outlook-funktioner gör det till ett kraftfullt aktivitetshanteringsverktyg också för personligt och icke-professionellt bruk, för att läsa e-post, följa möten, organisera adressböcker och mycket mer.
I den här guiden gör vi en kortfattad och koncentrerad kurs om hur du använder Microsoft Outlook (tar den senaste versionen, Outlook 2013 ) för att lära sig dess huvudfunktioner och konfigurera den med varje e-postkonto .
Alla som har Microsoft Office-program (Word, Excel, Powerpoint etc.) har också Outlook på datorn och kan öppna det för en första åtkomst.
Som en produkt av Office-serien hittar du ett välkänt gränssnitt, som liknar Word, även om det tjänar en helt annan sak.
Standardvisningen för Outlook är inkorgen, överst finns bandbandet, dold för att spara utrymme på skärmen.
För att snabbt se och dölja bandet trycker du bara på CTRL - F1- tangenterna.
Du kan låsa fältet genom att trycka på tummen som tjänar till att fixa den och inte dölja den längre.
Bandbandet gör det mycket enkelt att hitta knapparna för att aktivera funktionerna och använda programverktygen.
Fliken Hem har olika knappar beroende på läge och vilken skärm du är på.
På huvudskärmen finns det alternativ för e-post.
Längs den vänstra kanten av Outlook finns mappar, medan längst ner på den här panelen finns Outlook-lägen: Inkorg, Kalender, Personer, Uppgifter och så vidare.
Genom att klicka på pilen längst upp på navigationspanelen expanderar den i rutan för att se mappstrukturen för e-postkontot.
Klicka på de tre punkterna för att få tillgång till ytterligare Outlook-lägen: Outlook-anteckningar, mappar och genvägar.
Från "Navigeringsalternativ" kan du ändra i vilken ordning de olika elementen visas och inaktivera kompakt navigering om du använder en stor bildskärm.
Fliken Skicka / ta emot berör specifikt inkorgsfunktionerna, men visas också i andra lägen (kalender, uppgifter etc.), även om de inte har samma funktionalitet.
Beroende på vilken typ av e-postprotokoll du använder (IMAP eller POP) kan du kanske eller inte ha möjlighet att bara ladda ner meddelandesrubrikerna, markera eller avmarkera meddelanden som ska laddas ner och andra funktioner (som endast är tillgängliga med IMAP-protokoll, rekommenderas alltid)
Mappfliken låter dig hantera mapparna i ditt e-postkonto, skapa nya, välja reglerna för automatisk arkivering av gamla e-postmeddelanden och andra egenskaper.
I kalenderläget finns det inga mappar, från den här menyn kan kalendrar kopieras eller flyttas.
Mapparnas struktur är avgörande för att hantera e-posten och hålla den städad, för att inte missa viktiga meddelanden och hitta mailet lättare.
I en annan artikel såg vi hur man skapar regler och e-postfilter på Microsoft Outlook för att organisera e-post i mappar .
Displayalternativen innehåller de väsentliga funktionerna för att dölja eller visa information och element i Outlook-gränssnittet, bland vilka det också finns påminnelser .
I kalenderläget är det möjligt att ändra hur du ser dagarna, med månads-, vecko- eller dagliga visning och färg.
Alternativen i bandbandet, som nämnts ovan, ändras beroende på var du befinner dig.
Om du skriver en ny e-post hittar du alla knappar för formatering av text, för att lägga till bilagor, bilder, etiketter etc.
Fliken Infoga finns i alla delar av Outlook och låter dig ändra innehållet i meddelanden, aktiviteter, kalenderhändelser.
När det gäller e-postmeddelanden finns det en knapp för alternativen där valet av tema, färger, teckensnitt och effekter finns, CCN (kolkopia dold för att dölja mottagarna av e-postmeddelandet) och begäran om bekräftelse av läser e-postmeddelandet.
Fliken Revision innehåller automatiska stavnings- och grammatikfunktioner som är användbara för att inte göra misstag när du skriver e-post.
Du kan också översätta skickade meddelanden till andra språk.
Låt oss nu gå vidare till att skapa ett e-postkonto som kan vara automatiskt eller manuellt
Första gången du startar Outlook ombeds du att skapa ett konto, som du också kan hoppa över från början och lägga till senare.
Du kan faktiskt använda Outlook utan ett konto i kalendern, uppgifterna och anteckningslägena.
Eftersom det emellertid är ett program som främst är utformat för hantering av e-post, är det värt att lägga till ett konto omedelbart genom att prova den automatiska konfigurationen där du bara behöver ange användarnamn och lösenord som du använder för att komma åt din inkorg.
Om den automatiska konfigurationen inte fungerar (den fungerar verkligen med Hotmail- och Outlook.com-adresser, men inte sägs fungera med andra leverantörer), måste du fortsätta med den manuella konfigurationen .
För att lägga till ett konto i Outlook måste du gå till fliken Arkiv i bandet och följa proceduren för manuell inställning.
I manuell konfiguration är det första valet att använda ett POP- eller IMAP-konto (eller ett Exchange-konto om du ställer in Outlook på ett kontor)
Vi har redan sett i en annan artikel skillnaderna mellan IMAP och POP som syntetiskt är:
- POP eller Post Office Protocol är det äldsta protokollet som används för att ladda ner e-post till datorn.
- Med IMAP kan du istället kopiera webbmailens mappstruktur och synkronisera meddelandena utan att få dem att försvinna från e-postservern, med alternativ att bara ladda ner meddelandets rubriker utan att fylla datorn med tusentals e-postmeddelanden och bilagor.
Välj om möjligt alltid IMAP.
Du kan hänvisa till guiden om hur du lägger till ett Yahoo Mail-konto i Outlook genom att ändra parametrarna enligt din e-postleverantör.
I en annan artikel förklarade jag också steg för steg hur man konfigurerar Microsoft Outlook med GMail för att ta emot och skicka e-post från datorn.
I Outlook kan du lägga till och hantera så många e-postkonton du vill.
Om du använder flera e-postkonton, till exempel ett personligt och ett för arbete, kan en e-postklient som Outlook verkligen göra en skillnad och låter dig ansluta kalendermöten och uppgifter för att hantera ditt liv på ett sätt fullständig.
När du har lagt till två konton kan du välja det konto du vill konfigurera från rullgardinsmenyn högst upp på sidan Kontoinformation på fliken Arkiv .
Från " Kontoinställningar " kan du skapa ett nytt konto, reparera ett redan tillagd konto, ta bort dem, ställa in ditt favorit och ändra andra inställningar.
Adressbokhantering och lägga till kontakter i Outlook
För att hantera dina adressbokskontakter öppnar du People-läge på fliken Hem och lägger till adresser och andra detaljer från huvudgränssnittet.
Nästan säkert kommer det emellertid att vara nödvändigt att importera adressboken från Google, Yahoo eller något annat konto du använder.
Du måste sedan exportera kontakterna från den adressboken och sedan importera dem till Outlook.
Normalt skulle detta vara ett enkelt jobb om det inte var för varje konto som använder sina egna format och det kan vara komplikationer.
Det enklaste sättet är att synkronisera din adressbok mellan Gmail och Outlook och importera dina kontakter.
Annars måste du använda vCards, vilket förklaras i guiden för hur du importerar vCard-filer (vcf) till Windows-kontakter och i Microsoft Outlook.
För att utforska mer avancerade funktioner i Microsoft Outlook som vi har sett, i andra artiklar:
- Om du har flera datorer att konsultera e-post, men du inte kan använda en Exchange-server, har vi i en annan artikel sett hur du synkroniserar Microsoft Outlook på flera datorer .
- Inaktivera svar på alla och vidarebefordra e-post på meddelanden som skickats med Outlook
- Försena ett e-postmeddelande för schemalagd sändning
- Hur man försenar ett e-postmeddelande för en schemalagd sändning
Slutligen, om du inte har Outlook och du letar efter ett liknande gratisprogram, kan du titta på listan över de bästa alternativa e-postklienterna till Microsoft Outlook för att läsa e-post från din PC
