Alla måste förr eller senare ta itu med kalkylark, ett av de mest komplexa och kraftfulla verktygen som kan användas på en dator på arbetsplatsen. Detta är inte avsett som en guide för nybörjare på kalkylark, men avser att lyfta fram fyra typer av aktiviteter som du behöver veta hur du ska göra, för att bli bra med program som Excel. Microsoft Excel är verkligen det mest använda programmet i världen för att skapa tabeller och kalkylblad, men samma funktioner finns också tillgängliga på gratis sviter som LibreOffice och på Google Docs.
För att lyckas med kontorsarbete, eller åtminstone för att göra livet lättare och att marknadsföra dig själv bättre i att anställa intervjuer, måste du bli bra på att använda Excel (eller ett likvärdigt program som LibreOffice och Google Docs ) och kunna göra minst följande 4 aktiviteter .
LÄS OCH: Hur man gör beräkningar på Excel
1) Ange data snabbt med hjälp av formulär eller formulär
Att mata in data i ett kalkylblad är utgångspunkten för en tabellanalys. Alla Excel-nybörjare skriver data manuellt i celler, men de skulle vara mycket snabbare att använda ett formulär. Formuläret är ett självstyrt formulär för snabb datainmatning i celler för att skriva och trycka på Enter för att gå till nästa cell .
I Excel 2013 var formknappen något dold.
För att hitta det måste du trycka på bandet längst upp och välja att anpassa det för att lägga till modulknappen.
I andra versioner av Excel trycker du istället på Office-tangenten, går till Excel-alternativ och anpassar genom att lägga till formuläret.
När du trycker på Form- knappen kan du skapa ett formulär (eller en mall eller en datainmatningsmask) genom att skriva kolumnrubrikerna.
I LibreOffice Calc kan du ange data med formuläret genom att trycka på menyn Data-> Form .
Innan jag använder formuläret måste jag skapa kolumnrubriker så att sammanställningen blir styrd och snabb.
I Google Drive (Google Docs) är formulär ett objekt i sig som gör att du kan skapa undersökningar med flera svar för att dela online.
Du kan skapa ett formulär från knappen Skapa eller så kan du infoga det (med menyn Infoga ) i ett kalkylblad.
Hjälpsidor på italienska:
- För Libreoffice Calc
- Office Excel
- Google Spreadsheet
2) Utför beräkningar med funktioner och formler
När data har matats in i cellerna är det troligt att en operation eller beräkning krävs.
Funktioner och formler måste skrivas i textrutan ovan och låter dig manipulera data i ett kalkylblad, utföra enkla matematiska operationer, lägga till siffror i en kolumn, i genomsnitt eller till och med arbeta med verkliga objekt som datum eller pengarna.
Alla beräkningsprogram har sin egen uppsättning funktioner, med vissa skillnader.
Dessa sidor på italienska innehåller alla formler som kan utföras på Excel, LibreOffice Calc och Google Drive.
Det är omöjligt att känna dem helt utanför, men att veta vad du använder mest och vad du behöver för ditt arbete är viktigt.
Exempelvis är några grundläggande operationer:
- Summan av siffrorna i cellerna: = SUM (A1; B1) lägger till två siffror medan = SUM (A1: A5) är summan av alla celler från A1 till A5.
- = AVERAGE (A1; B1) är medelvärdet av två siffror; = AVERAGE (A1: A10) är medelvärdet av siffrorna A1 till A10.
Varje formel kan också hittas från menyn Infoga - formel .
Du kan också kombinera två funktioner och skapa en formel som till exempel = ROUND ((SUM (A1: A10)); 0) för att runda decimalerna för summan av siffrorna A1 till A10.
På funktionerna, läs: Hur man använder formler för att räkna med Excel (COUNT och SUM)
3) Sortera data med filter och pivottabeller
När du har angett rådata och utfört alla beräkningar med funktioner och formler måste du nu skapa olika sätt att visa dem.
Du kan sortera en serie data efter kolumn: tryck på CTRL-A för att välja hela arket, gå till fliken Data i bandet, tryck på " Sortera " och välj kolumnen och kriteriet som kan vara till exempel efter nummer ordning.
Alltid från Data-menyn kan du också infoga filter, till exempel för att utesluta duplicerade element.
Pivottabeller är avancerade filter som används för att filtrera stora listor med data som annars skulle vara omöjliga att läsa.
Pivottabeller låter dig ta några data för att sammanfatta och se bara några få av dem, dölja resten.
I Excel skapar du Pivot-tabellen från Infoga-menyn i LibreOffice Calc från Data-menyn.
För att veta mer finns det guider på italienska för:
- filtrera data i Excel
- Pivottabeller i Libreoffice
- sväng tabeller i Google Drive.
4) Skapa makron för upprepade uppgifter
Att arbeta med Excel kan vara väldigt tråkigt eftersom det ofta innebär repetitiva uppgifter.
För att undvika att göra samma jobb varje dag kan du skapa ett makro och spela in saker du gör så att datorn kan göra det på egen hand.
Makron är en stark punkt i Excel medan du i Libreoffice måste vara försiktig eftersom vissa makron kanske inte är kompatibla med Microsoft Office.
I Excel, LibreOffice och Google Drive är det möjligt att skapa mer komplexa makron med programmeringsskript som kräver en del studier.
Här är några resurser för att komma igång:
- Excel: Arbeta med makron
- Excel-makro (på engelska)
- LibreOffice: Första steg med makron
- Google Drive: Google Apps-skriptöversikt (endast på engelska).
Alla dessa funktioner är bara spetsen på Excel-isberget och andra program. Att använda kalkylblad är en annan professionalism och en disciplin där du kan fördjupa dig mycket djupt.
LÄS OCH: 6 mest användbara Excel-funktioner för att filtrera data och se diagram
