För alla som behöver skapa en faktura för att begära pengar för ett jobb som frilansare eller konsult eller för ett företag, ser vi här hur du skapar en personlig faktura i Excel, enkel, från ett vitt ark, utan att sedan använda en mall redo.
Att skapa en faktura i Excel är ett relativt enkelt jobb, du behöver bara förbereda en tabell, ställa in några regler, lägga till nödvändig information och sedan, om du vill göra ett mer tekniskt jobb, också lägga till en viss beräkningsautomation. Uppenbarligen är det möjligt att använda en fakturamall som redan är utarbetad av experter, ladda ner en och anpassa den. Vissa modeller finns redan tillgängliga i Excel, öppnar ett nytt ark och går sedan till fliken Arkiv och letar efter fakturor i sökfältet. Andra modeller finns tillgängliga på den specialiserade webbplatsen för gratis fakturamallar eller på andra webbplatser med Excel-modeller för att ladda ner gratis .
I det här fallet ser vi emellertid stegen för att skapa en enkel faktura på Excel från början (guiden fungerar också med LibreOffice Calc ).
LÄS OCH: 10 gratis fakturerings- och bokföringsprogram för egenföretagare och småföretag
För att skapa en enkel faktura i Excel är den information som krävs:
Nu måste vi ändra storlek på några av kolumnerna och raderna, för att få mer utrymme för att skriva längre information, t.ex. beskrivningar av försäljningsobjektet. För att ändra storlek på en rad eller kolumn, klicka på den och dra den med musen. Som standard är raderna inställda på en höjd av 20 pixlar och kolumnerna är inställda på en bredd på 64 pixlar. För en optimerad konfiguration kan du ändra storlek på kolumner och rader på detta sätt:
Rad 1 måste innehålla säljarens namn och ordet "Faktura". Det extra utrymmet låter dig öka teckensstorleken på denna titel för att få en bättre grafisk återgivning som fångar mottagarens uppmärksamhet. Kolumn A innehåller mest av den viktiga (och längsta) informationen på fakturan: köpare och säljare data, artikelbeskrivning och betalningsmetod. Kolumn B innehåller datumen. I kolumn C skriver vi fakturanummer, fakturadatum, det individuella priset för varje listad artikel och det totala förfallna beloppet.
I kolumn A rad 4, 5, 6 och 7 anger vi adressen (uppdelad i två rader), telefonnummer, momsnummer och skattekod
I kolumn B rad 4 och 5, skriv " DATA: " och " INVOICE NO .: " med fet text och justera texten till höger. Kolumner 4 och 5 i kolumn C är de utrymmen där datum och fakturanummer ska införas.
Slutligen, för den sista delen av grundinformationen, sätter vi in texten " Faktura A: " (i fetstil) i kolumn A, rad 9 . Rad 10, 11, 12 och 13 kan användas för att ange mottagardata.
Gå sedan med i kolumnerna A och B i rad 15 (välj de två cellerna och tryck sedan på knappen Sammanfoga överst) för att skriva en titel för de listade elementen som kan listas i kolumn A från rad 16 till 30), med flyktdatum (kolumn B, rad 16-30). Efter att ha gått med i kolumnerna A och B i rad 15, ge cellen en kant på alla sidor (med kantknappen i teckensnittet på fliken Hem ), kanske också med en ljusgrå påfyllningsfärg eller annan färg. Gör samma sak också för cell C15.
Skriv den BESKRIVNING i den första cellen i rad 15 och anpassa texten i mitten. I C15, skriv PRIS, sätta båda fetstil för en tabellrubrik. Vi väljer utrymmet från rad 16 till rad 30 i kolumnerna A och B för att lägga till en nedre kant. Cellerna i kolumn C från 16 till 29 kan istället omges av en vänster- och högerkant.
Markera cell C30, ge den gränser runt hela cellen och en färggradient så att den sticker ut. Till vänster (sedan B30), skriv TOTAL och justera till höger.
Detta slutför fakturastrukturen, med möjlighet att lägga till ytterligare en rad beroende på antalet produkter. som borde se ut så här.
På samma sätt markera celler C16-30 och välj alternativet " Valuta " för att formatera priser i euro.
För att automatiskt lägga till alla enskilda mängder och få dem att spegla sig i den " totala " cellen som vi har skapat, markerar du cellen (C31 i detta exempel) och anger följande formel:
= SUMMA (C16: C29)
Nu fyller du i prisfälten kommer den totala cellen att fyllas automatiskt med summan .
Fortsätt, sätt in texten " Betalningsmetod: " i A34 eller annan information beroende på vad du behöver, till exempel genom att ange de betalningsformer som accepteras för betalning av fakturan eller momsundantag eller andra viktiga anteckningar.
Till höger om priskolumnen kan du lägga till kolumnen, för att beräkna det totala priset inklusive moms, i första kolumnen lägga priset utan moms eller skattepliktig . För att lägga till 22% moms måste den totala priskolumnen ha följande formel: = C16 * 1.22 . Från det nedre högra hörnet, dra ner till totalen för att utöka formeln till de andra cellerna. Du kan också lägga till en E-kolumn med moms (22%) skriven på den och sedan använda formeln i D-kolumnen av typen: = C16 * E16 + C16 .
För pricken, glöm inte att lägga till ett tack till den nedersta raden.
LÄS OCH: Gratis och kompletta elektroniska fakturaprogram
Att skapa en faktura i Excel är ett relativt enkelt jobb, du behöver bara förbereda en tabell, ställa in några regler, lägga till nödvändig information och sedan, om du vill göra ett mer tekniskt jobb, också lägga till en viss beräkningsautomation. Uppenbarligen är det möjligt att använda en fakturamall som redan är utarbetad av experter, ladda ner en och anpassa den. Vissa modeller finns redan tillgängliga i Excel, öppnar ett nytt ark och går sedan till fliken Arkiv och letar efter fakturor i sökfältet. Andra modeller finns tillgängliga på den specialiserade webbplatsen för gratis fakturamallar eller på andra webbplatser med Excel-modeller för att ladda ner gratis .
I det här fallet ser vi emellertid stegen för att skapa en enkel faktura på Excel från början (guiden fungerar också med LibreOffice Calc ).
LÄS OCH: 10 gratis fakturerings- och bokföringsprogram för egenföretagare och småföretag
För att skapa en enkel faktura i Excel är den information som krävs:
- Säljarinformation
- namn
- Adress och postnummer
- Telefonnummer
- Momsnummer P
- Skattekod
- Köparuppgifter
- namn
- Adress och postnummer
- P moms
- Skattekod
- Fakturadatum
- Fakturanummer
- Beskrivning av den sålda tjänsten eller produkten
- Produktpris (för en produkt eller tjänst)
- Totalt belopp
- Betalningsmetod
Förbered fakturabladet med Excel
Öppna sedan ett tomt Excel-ark och radera omedelbart rutnätet för att ha ett rent ark att arbeta med. För att göra detta, gå till fliken "Sidlayout " och avmarkera " Rutnät" i valet "Visa".Nu måste vi ändra storlek på några av kolumnerna och raderna, för att få mer utrymme för att skriva längre information, t.ex. beskrivningar av försäljningsobjektet. För att ändra storlek på en rad eller kolumn, klicka på den och dra den med musen. Som standard är raderna inställda på en höjd av 20 pixlar och kolumnerna är inställda på en bredd på 64 pixlar. För en optimerad konfiguration kan du ändra storlek på kolumner och rader på detta sätt:
- Rad 1: 45 pixlar
- Kolumn A: 385 pixlar
- Kolumn B: 175 pixlar
- Kolumn C: 125 pixlar
Rad 1 måste innehålla säljarens namn och ordet "Faktura". Det extra utrymmet låter dig öka teckensstorleken på denna titel för att få en bättre grafisk återgivning som fångar mottagarens uppmärksamhet. Kolumn A innehåller mest av den viktiga (och längsta) informationen på fakturan: köpare och säljare data, artikelbeskrivning och betalningsmetod. Kolumn B innehåller datumen. I kolumn C skriver vi fakturanummer, fakturadatum, det individuella priset för varje listad artikel och det totala förfallna beloppet.
Preliminär information
I kolumn A rad 1 anger du namnet, med en större teckensnittstorlek (18 pt kan gå) och fetra texten så att den blir tydligare. Skriv "Faktura" i kolumn B rad 1 för att omedelbart göra vad detta dokument är. som teckenstorlek kan du sätta 28pt och som skrivstil kan vi göra allt med stora bokstäver och kanske ändra färg med en grå.I kolumn A rad 4, 5, 6 och 7 anger vi adressen (uppdelad i två rader), telefonnummer, momsnummer och skattekod
I kolumn B rad 4 och 5, skriv " DATA: " och " INVOICE NO .: " med fet text och justera texten till höger. Kolumner 4 och 5 i kolumn C är de utrymmen där datum och fakturanummer ska införas.
Slutligen, för den sista delen av grundinformationen, sätter vi in texten " Faktura A: " (i fetstil) i kolumn A, rad 9 . Rad 10, 11, 12 och 13 kan användas för att ange mottagardata.
Produkt- eller tjänstinformation
För att lägga till fakturerade produkter och tjänster måste vi lägga till några rader till arket.Gå sedan med i kolumnerna A och B i rad 15 (välj de två cellerna och tryck sedan på knappen Sammanfoga överst) för att skriva en titel för de listade elementen som kan listas i kolumn A från rad 16 till 30), med flyktdatum (kolumn B, rad 16-30). Efter att ha gått med i kolumnerna A och B i rad 15, ge cellen en kant på alla sidor (med kantknappen i teckensnittet på fliken Hem ), kanske också med en ljusgrå påfyllningsfärg eller annan färg. Gör samma sak också för cell C15.
Skriv den BESKRIVNING i den första cellen i rad 15 och anpassa texten i mitten. I C15, skriv PRIS, sätta båda fetstil för en tabellrubrik. Vi väljer utrymmet från rad 16 till rad 30 i kolumnerna A och B för att lägga till en nedre kant. Cellerna i kolumn C från 16 till 29 kan istället omges av en vänster- och högerkant.
Markera cell C30, ge den gränser runt hela cellen och en färggradient så att den sticker ut. Till vänster (sedan B30), skriv TOTAL och justera till höger.
Detta slutför fakturastrukturen, med möjlighet att lägga till ytterligare en rad beroende på antalet produkter. som borde se ut så här.
Regler, formler och automatiseringar
Om datumen skrivs i kolumn B, rad 16-29, välj dessa celler och tryck på rutan " Nummerformat " i avsnittet " Nummer " på fliken " Hem ". Välj sedan datumformatet i siffror så att fältet alltid är ett korrekt skrivet datum.På samma sätt markera celler C16-30 och välj alternativet " Valuta " för att formatera priser i euro.
För att automatiskt lägga till alla enskilda mängder och få dem att spegla sig i den " totala " cellen som vi har skapat, markerar du cellen (C31 i detta exempel) och anger följande formel:
= SUMMA (C16: C29)
Nu fyller du i prisfälten kommer den totala cellen att fyllas automatiskt med summan .
Fortsätt, sätt in texten " Betalningsmetod: " i A34 eller annan information beroende på vad du behöver, till exempel genom att ange de betalningsformer som accepteras för betalning av fakturan eller momsundantag eller andra viktiga anteckningar.
Till höger om priskolumnen kan du lägga till kolumnen, för att beräkna det totala priset inklusive moms, i första kolumnen lägga priset utan moms eller skattepliktig . För att lägga till 22% moms måste den totala priskolumnen ha följande formel: = C16 * 1.22 . Från det nedre högra hörnet, dra ner till totalen för att utöka formeln till de andra cellerna. Du kan också lägga till en E-kolumn med moms (22%) skriven på den och sedan använda formeln i D-kolumnen av typen: = C16 * E16 + C16 .
För pricken, glöm inte att lägga till ett tack till den nedersta raden.
LÄS OCH: Gratis och kompletta elektroniska fakturaprogram
