När du arbetar med datorn måste du i vissa fall ta itu med stora mängder data som måste göras så läsbara som möjligt. Dessa listor kan importeras från en extern databas men kan också kopieras från en webbsida. När du till exempel vill ta med rapporten om det senaste års bankrörelserna till din dator, ladda ner eller kopiera den från webbsidorna i din onlinebank får du i allmänhet en csv-fil eller en textfil, ofta dåligt formaterad och svår att läsa eller skriva ut. Ett annat exempel är listan med musik du har på din dator eller en telefonbok. I affärsmiljön kan du dock hitta dig själv med stora mängder data som ska sammanfattas och göras mer läsbara för snabb referens. Alla dessa aktiviteter för att manipulera aggregerade data kan du säkert göra med Excel men mycket enkelt kan du använda några verkligt innovativa och produktiva gratisprogram .
Det nyaste programmet är Open Refine, ett öppet källkodsprogram från Google som låter dig läsa till och med en enorm uppsättning ostörda data och sätta dem på plats, så att de är enhetliga och kan kopieras och analyseras statistiskt. Innan du använder Open Refine är det bättre att titta på de tre videor som publicerats på nedladdningssidan för att förstå de viktigaste funktionerna som jag sammanfattar kort. Förfina kan laddas ner gratis och installeras på Windows, Linux eller Mac- datorer.
När du till exempel kopierar och klistrar in data i en tabell från en lista på en webbsida kan de klistras in i ett Excel-ark eller textfil, och det kan verifieras att det nästan är oläsligt och du måste sätta tillbaka dem. Även i fall där en nedladdningslänk för csv- filen är tillgänglig, skulle det fortfarande vara problem med att hantera data i rad, framför allt för att ändra dem konsekvent. Här kan du använda Open Refine, som låter dig importera detta datablad och manipulera det snabbt och enkelt genom att skapa en tabell från rå och kopierad data.
Som du kan se i videoklippen kan du använda funktionen " Textfasett " för att se en sammanfattning av data i en kolumn och för att hantera den på ett sammanfattat sätt, och därmed förena de dåligt skrivna och radera ogiltiga. Trim- funktionen låter dig byta namn på grupper av poster alla tillsammans.
Regelbundna uttryck kan sedan skapas för att byta namn på data enhetligt, med exakta regler. Med Cluster kan du förena hela datagrupper och sammanfatta dem med två klick. För numeriska värden är det möjligt att göra tillägg, genomsnitt och skapa diagram. Alla dessa operationer i tabeller och listor som vanligtvis görs med Excel kan hanteras med Open Refine på ett mycket snabbare och enklare sätt.
Det som fick mig att ägna en artikel åt det här tekniska verktyget och vad jag vill klargöra är att det inte är ett program som endast är avsett för företag eller för dem som arbetar med enorma databaser . Faktum är att Refine kan användas för att snabbt sortera alla listor som kommer från att kopiera och klistra in från en webbsida och skapa tabeller genom att kopiera listor från valfri källa. Till exempel kan du gå till Wikipedia, kopiera listan med amerikanska skådespelare och lägga dem snabbt i en tabell med datatransformeringsverktyget. På avancerade nivåer kan du skapa tannte programmerbara uttryck för att extrahera data från webbapplikationer som Google Maps eller andra.
Open Refine är ett program som inte ersätter Excel men som låter dig hantera data och tabeller som kommer från andra källor.
Ett annat gratis program för Windows, Mac och Linux är CleanHaven som används för att kopiera och skapa tabeller samt för att rensa upp listor, data och texter. Inte bara kan du konvertera texten genom att omvandla stora bokstäver till små bokstäver eller genom att avbryta de icke-utskrivbara tecknen, men du kan också till exempel aggregera rader separerade med vagnreturer, filtrera ord, slå samman kolumner i en tabell, söka och ersätta text, borttagningar av tomma utrymmen och korrigering av skiljetecken. CleanHaven har också ett trevligt rent gränssnitt med menyer som är lätta att förstå och använda. CleanHaven stöder tabellvy, så att du kan klistra in text eller lista från Excel, från en CSV-fil eller någon annan källa och se dessa i CleanHaven. Den första raden kan automatiskt bli kolumnrubrik och data kan enkelt sorteras med ett klick.
Både Refine och CleanHaven kan hantera ett stort antal tabeller och bli två användbara program för alla för grundläggande funktioner för att kopiera och klistra in tabeller från internet och nödvändigt för dem som arbetar med Excel-ark, för de som gör redovisning, för dem som gör kostnadsanalys, lager, arkivering, sekretariat och projektledning.
