Oavsett vilken dator du använder för arbete, Windows eller Mac, är chansen att använda Microsoft Word mycket hög. Microsoft Word kan verka som ett enkelt program vid första anblicken, men det är av enorm komplexitet, med dussintals funktioner ibland tydliga, mycket oftare dolda från att söka i de olika menyalternativen.
De extremt tråkiga Word-manualerna börjar dock från grunderna för att förklara vilka funktioner. de kommer förmodligen aldrig att användas i livet.
För att försöka vara så väsentliga som möjligt ser vi här de mest användbara specialfunktionerna i Microsoft Word som är värda att känna till och alltid använda, både för dem som bara arbetar ibland och för dem som använder det varje dag.
Detta är funktioner som inte är dolda som hemliga knep, men som inte förklaras någonstans, såvida de inte har studerats i specifika manualer.
1) Markera kolumntext eller ett fyrkantigt fält
Om du måste göra en ändring i ett ark, kanske till formateringen eller bara till karaktären i en kolumn med text, till exempel initialerna för varje rad, måste du välja texten med musen medan du håller ner Alt-knappen (Alternativknappen för Mac) .
När vi klickar och drar musen kan vi också rita en ruta i dokumentet som markerar alla tecken i den rutan.
På detta sätt kan du till exempel färga texten i mitten av ett ark.
2) Fyll automatiskt ett tomt dokument med självgenererad text
Om du bara behöver lägga till ord för att fylla ett dokument med slumpmässig text kan du i Word skriva det där du vill börja: = rand () .
Om du vill skriva flera stycken genererad text, skriv = rand (2) eller det antal du också vill ha = rand (10) för 10 stycken.
3) Kalkylator i Word
Om du vill utföra en matematisk operation i farten i Word utan att behöva öppna kalkylatorn, lägg bara till den från Arkiv- menyn -> Alternativ och från snabbåtkomstfältet, gå till alla kommandon och klicka på knappen Beräkna .
När du har sparat ser du en grå cirkel längst upp i Word-fönstret.
Om du markerar en operation eller en ekvation i dokumentet, klicka på den cirkeln för att hitta resultatet längst ner i fönstret.
Den här funktionen verkar inte vara tillgänglig på Mac.
Om du vill ha mer i Windows kan du installera Matematik-plugin för att lösa beräkningar med diagram på Word.
4) Markera en hel mening med ett klick
Att klicka och hålla kvar för att välja text är aldrig det bästa sättet.
Mycket bättre är att hålla ner CTRL-tangenten och klicka på ett ord för att markera en fras (på Mac, håll ner kommandotangenten).
5) Se de senaste ändringarna
Tryck på Shift-F5 för att bläddra igenom de nyligen redigerade delarna av dokumentet.
Om du öppnar dokumentet på nytt inaktiveras det
6) Skriv text på slumpmässiga punkter på arket
Du kan använda Word som om det är en svart tavla för att enkelt infoga text var som helst på sidan.
För att göra detta, dubbelklicka bara var som helst på sidan för att börja skriva.
Word sätter automatiskt in vagnreturer (de som görs med Enter- tangenten) och deadlifts (de som görs med TAB- tangenten) och rutor för skrivning.
7) Automatisk uppdatering av datum och tid
Ibland kan ett dokument användas flera gånger och du vill att det skriftliga datumet och tiden ska ändras automatiskt när du uppdaterar.
För att tillåta Word att uppdatera datumet automatiskt, gå till fliken Infoga, klicka på knappen Datum och tid .
I fönstret som visas markerar du rutan "Uppdatera automatiskt" i det nedre högra hörnet.
Nu uppdateras datumet automatiskt varje gång du öppnar (eller skriver ut) dokumentet.
8) Byt stora och små bokstäver på det enklaste sättet
Du kan enkelt skapa valfri bokstav eller ord i valfri text med en klick, om du vill konvertera texten till små bokstäver, eller UPPERCASE, markera texten, gå till fliken Hem, klicka på listrutan " Aa "bredvid teckensnitt och storlek-menyn.
På en Mac är detta alternativ tillgängligt från Format- menyn -> Ändra versaler .
9) Visa dolda tecken
Grunden för formatering i Word består av dolda tecken.
Mellanslag, vagnreturer, linjeskott är för Word som vanliga tecken som uppenbarligen inte ses.
Det bästa sättet att se vad som händer på ett dokument och förstå formateringen är att synliggöra alla osynliga märken.
För att göra detta, tryck på Ctrl-Shift-8- tangenterna (på en Mac Command-8 ).
LÄS OCH:
- Guide till stilar, avsnitt och stycken i Word och förberedelse av dokumentet
- 10 textformattrick med Microsoft Word
10) Byt ut osynliga och specialtecken
Words "Ersätt" -funktion som finns på Hem> Redigera> Annan- fliken används inte bara för att hitta / ersätta ord, utan också specialtecken och osynliga och dolda tecken.
Till exempel kan du söka / ersätta vagnreturer genom att ange ^ p i fältet Sök / ersätt.
Om du vill ersätta alla dubbla mellanrum mellan stycken för att ersätta dem med ett enda mellanrum kan du sätta det nödvändigt att ange ^ p ^ p i Hitta och infoga en enda ^ p i " ersätt med: ".
Några andra användbara koder att leta efter är mellanslag som är gjorda med fliken ^ t, vilken siffra som helst : ^ #, vilken bokstav som helst : ^ $ valfri rymd : ^ w .
Specialteckenkoderna syns i rullgardinsmenyn Special på samma skärm.
11) Byt ut stilar och formatering
En annan intressant sak du kan göra med Ersättningsfunktionen är att ändra formatering från ett tecken till ett annat utan att manuellt måste välja text.
Om du till exempel vill ändra all text som är skriven i rött till text skriven i svart klickar du i avsnittet " Hitta vad: ", utökar menyn med format, går till Font och väljer den röda färgen.
Gör samma sak i " Ersätt med: " och välj svart.
Detta gör att du kan söka / ersätta praktiskt taget alla textformateringsattribut inklusive marginaler, teckensnitt och linjeavstånd.
12) Textstatistik och kontroll av läsbarhet
Word kan berätta för dig hur bra en text skriven genom ett speciellt läsbarhetsindex som heter Gulpease är.
I praktiken kan läsarnas förståelsesnivå bedömas automatiskt.
Välj Verktyg> Alternativ> Stava och grammatik och markera rutan Visa läsbarhetsstatistik
Kontrollera stavningen efter att ha klickat på OK för att avsluta processen.
En sammanfattningspanel ger all statistik och mått för läsbarhet.
LÄS OCH: 4 åtgärder för att kunna göra genom att arbeta med Word och Excel
