Microsoft MS Word är programmet för att skriva jobbdokument, avhandlingar, uppsatser, artiklar, memoarer och så vidare till datorn. Det är förmodligen det första programmet som används av dem som närmar sig en PC första gången och används över hela världen.
Alternativen finns där, till exempel OpenOffice har en liknande och helt upp till par programvara eller Abi Word-bärbar dator. Microsoft Office är dock helt överväldigande.
LÄS OCH: 12 speciella Word-funktioner som alltid ska användas när du skriver ett dokument
Att använda Word för att skriva ett dokument är enkelt, bara börja från det vita arket och skriv på tangentbordet.
En annan sak är istället att skriva på ett professionellt sätt och använda de verktyg som detta program gör tillgängliga, för att skriva som om det skulle publiceras i en tidning eller för att underlätta förståelse för läsarna eller, igen, för att skapa ett dokument som också är vackert att se och lyfta fram de viktiga delarna.
Även för Powerpoint är diskussionen lik, men i ett annat inlägg såg vi hur man skapar professionella presentationer och undviker vanliga misstag.
Några av de grundläggande grundläggande funktionerna att veta när man skriver på PC och för att vara snabbare och professionell är :
1) Mata in en bild i ett dokument utan att förstöra formateringen av texten.
2) Ange sidnumret i sidfoten och starta om numret om det finns nya avsnitt.
3) Infoga popup-fönster med kommentarer och revisioner för den markerade texten i dokumentet.
4) Integrera internetsökning efter vald text i dokument i Word.
5) Använd skrivstilar och textformatering så att du inte engagerar dig i stycken och är snabb att skriva.
I denna artikel hänvisar jag till MS Word 2003 för att stödja de flesta läsare, inklusive de som använder senare versioner för vilka proceduren är densamma.
1) Ange bilder i dokumentet var du än vill, även bredvid texten eller på tidningar eller webbplatser.
Många infogar bilder i ett Word-dokument mellan stycken, eftersom det är den enklaste och enklaste metoden att bädda in bilder i dokumentet.
Men om du vill ha bilder som visas i dokumentet som på en typisk webbsida eller tidskrift och har en text som flyter smidigt bredvid bilden, är det möjligt med en enkel procedur.
Om du bara försöker göra en insats -> foto läggs all text plötsligt ner och den infogade bilden tar hela horisontella delen av arket.
Du bör sedan infoga en textruta (Infoga -> Textruta) och rita den med musen i det utrymme där du vill se bilden.
Tryck sedan på kanten med höger knapp och välj "Formatera textrutan". Kontrollera att "Linje" är inställd på "Ingen linje" eller "Ingen färg" under fliken "Färger och linjer".
Välj sedan "Framed" till vänster eller höger på fliken "Layout" beroende på hur du vill.
Klicka nu med musen i textrutan och lägg till bilden inuti på ett klassiskt sätt så ser du hur den kommer att placeras bredvid texten utan att uppskatta formateringen.
2) Progressiv eller avbruten sidnummer .
Det är enkelt att mata in siffror från 1 och framåt och jag tror att de alla vet hur man gör det. En mindre känd sak är att numera olika sektioner och starta sidnumret igen.
Det första steget är att skapa sidnumrering i det format du vill ha.
Du kan till exempel infoga ett nummer i sidfoten som säger "Sida X av x" genom att gå till Visa -> Sidhuvud och sidfot (på Word 2007 går du till Infoga) och sedan klicka på "Sätt in sidnummer" -knappen.
För att starta om sidräknaren är det bättre att skapa nya avsnitt genom att gå till "Infoga -> Avsnitt bryta" (på Word 2007 är det i layout).
Gå nu tillbaka till menyn där du anger sidfotens nummer, gå bara till formatet och välj att "börja vid 1" på sidan efter avsnittet.
Resultatet är att räknaren börjar om igen i dokumentet.
3) Infoga popup-fönster för kommentarer och hantera revisioner av ett dokument
Du kan definiera specifik text så att när läsaren placerar muspekaren över den markerade texten, visas ett popup-fönster med en kommentar från dokumentets författare.
Du kan göra detta genom att markera texten och välja "Infoga -> Kommentar" från menyn (Office 2007 finns i revisionsmenyn).
Hur Word visar kommentaren skiljer sig beroende på version och beror på vilken sidlayout du använder.
Efter att kommentaren har skapats, varje gång läsaren läser dokumentet i normal vy, visas den kommenterade texten endast markerad.
När du placerar markören över texten visas ett popup-fönster som visar revisionen eller kommentaren.
På Word 2007 måste du kontrollera alternativet "Visa alla revideringar i texten" för att inte visa dem åt sidan på det fula och förvirrande sätt utan som pop-ups som dyker upp och försvinner.
4) Sök efter vald text i Word
När du läser ett långt dokument och det finns ett visst ord eller uttryck som verkar främmande, eller om du vill ha en definition, kan du använda det interna Word-biblioteket.
Allt du behöver göra är att markera texten eller frasen, högerklicka på den och välja "Sök ..."
Du kan omedelbart märka en hel meny som är öppen till höger på skärmen med sökningen efter alla tillgängliga alternativ, inklusive ordboken eller resurser, men också internetsökningssidor.
För var och en av söksidorna som Live Search (nu Bing) visas resultaten till höger i Microsoft Word.
Om ett resultat kan vara användbart kan du klicka på länken och navigera på den webbplatsen genom att öppna webbläsaren.
5) Ändra och bearbeta dokumentets grafiska stilar snabbt .
Detta är mycket användbart på jobbet om du har ett plagg som ändrar dig i sista minuten men också för att arbeta utan att slösa bort tid på att göra färger och grafik.
Det enklaste sättet att ändra färger och stilar för att dokumentera text på nolltid är att använda fördefinierade stilar eller snabba stilar.
Vi börjar med den normala stilen och därefter är det möjligt att ställa in olika stilar så att titlarna på styckena, som tidigare var identiska med resten av texten, skrivs på ett större sätt, kanske med fetstil.
Genom att välja bara en textbit kan du ställa in en viss stil till det och inte till resten av dokumentet.
En snabb stil kan sedan redigeras och ändras och sedan sparas som standard och användas igen.
LÄS OCH: Hur du formaterar text väl i Word-dokument
I ett annat inlägg förklarar han sedan hur det är möjligt att importera och kopiera text från Internet, på Word, utan att formatera eller försumma fetstil och kursiv och länkar eller olika färger.
Om du har några frågor, låt dem veta och om du kan dela andra snabba sätt att använda Word, skulle det vara riktigt användbart.
