Vi måste dela viktiga arbetsdokument men vi vill undvika att alla indiskrita ögon kan läsa konfidentiella data "> Genom att klicka på ikonen kan vi välja en serie artiklar som är utformade för att tillräckligt skydda dokumentet: för att förhindra att filen öppnas, välj Kryptera med lösenord, ange två gånger det valda lösenordet och bekräfta på OK ; nu behöver vi bara spara filen (genom att trycka på tangentbordet CTRL + B eller CTRL + S), stänga Office och kontrollera att när vi öppnar filen blir vi ombedda det valda lösenordet.
För att ta bort alla lösenord, öppna helt enkelt dokumentet, ange lösenordet som hittills använts, gå tillbaka till Skydda dokumentet och klicka på Kryptera med lösenord igen och se till att det här fältet är tomt denna gång (radera bara prickarna och tryck OK ).
Förfarandet är giltigt för alla Office-program: Word, Excel, PowerPoint och de andra programmen som finns i arbetspaket som produceras av Microsoft.
Ändra skydd
Om vi å andra sidan vill skydda våra Office-dokument från ändringar, måste vi ställa in nivån på ändringar som ska blockeras (eftersom vissa dokument har textfält eller användbara fält för att fylla i).
Vi öppnar dokumentet, går tillbaka till Arkiv- menyn och väljer objektet Begränsa modifiering från menyn Skydda dokument . En ny sidofält öppnas i dokumentet, från vilken du kan välja om du vill tillämpa begränsningar för formatering eller begränsningar för ändringar.
I den här guiden sätter vi en bock på Tillåt endast denna typ av ändringar i dokumentet och välj ett av de tillgängliga objekten i listrutan: Inga ändringar (skrivskyddad), Revisioner, kommentarer och formulärfyllning .
Om vi ingår i ett företagsnätverk och vi har andra användare som är registrerade på samma företagskontor, kan vi också begränsa ändringarna till en viss grupp genom att välja i fältet Undantag (valfritt) som påverkas av begränsningen till ändringarna.
För att bekräfta tillämpningen av skyddet, klicka nedan på Ja, applicera skydd ; ett fönster öppnas nu för att ange det valda skyddslösenordet (eventuellt annorlunda från det som angetts för åtkomst) eller alternativt ange autentisering med administratörsuppgifter (endast datorn eller Windows-kontot som vi använder för tillfället kan göra ändringar).
Om vi använder lösenordsautentisering kan vi integrera åtkomstlåset, som ses i det första kapitlet, utan problem.
Om vi istället använder användarautentisering, kommer dokumentet omedelbart att krypteras och kan bara ses av auktoriserade användare, som i alla fall inte kommer att kunna ändra det (endast vårt konto är godkänt för ändringar).
För att ta bort den här typen av skydd, upprepa helt enkelt alla steg som redan sett, ta bort kryssmarkeringen på Tillåt endast denna typ av ändringar i dokumentet .
Hur du skyddar dokument på LibreOffice
Office är en mycket dyr arbetssvit som säljs av Microsoft för hundratals euro, därför svår att köpa från vanliga användare eller hemanvändare. Som ett giltigt alternativ kan vi alltid använda LibreOffice-sviten på våra datorer, gratis.Låt oss tillsammans se hur man skyddar åtkomsten till dokumentet och hur man förhindrar obehöriga ändringar.
Öppningsskydd
För att skydda de viktigaste dokumenten öppnar vi LibreOffice, väljer det program som ska startas, skapar dokumentet och klickar högst upp på Arkiv -> Spara som när du sparar .
I sparfönstret väljer vi ett namn för filen, sökvägen där vi ska spara och se till att sätta en bock på Spara med lösenord och klicka sedan på Spara längst ner.
Ett ytterligare fönster öppnas, där du kan ange det valda lösenordet två gånger; när du är klar klickar du bara på OK för att spara dokumentet. Från och med nu är det bara de som känner till lösenordet som kan öppna filen och visa dess innehåll.
Ändra skydd
Om vi istället ville skydda dokumentet från oönskade ändringar, upprepar vi stegen som ses i föregående kapitel, det vill säga gå till Arkiv -> Spara som, sätta kryssmarkeringen på Spara med lösenord och klicka sedan på botten på Spara . I fönstret för att ange öppningslösenordet utvidgar vi alternativet Alternativ, vi markerar det öppna filen som endast skrivskyddat, och sedan anger vi ett annat lösenord än det som ställts in för att öppna.
Vi klickar på OK för att bekräfta. Från och med nu kommer vi att kunna öppna dokumentet som skrivskyddat utan att kunna göra några ändringar (oavsett om vi har skyddad åtkomst till filen eller inte). För att göra ändringar i det skyddade dokumentet, klicka på Redigera- menyn längst upp, välj ändringsläget och ange det upplåste lösenord som valts för att skydda ändringarna.
slutsatser
I den här guiden har vi tillsammans sett hur man skyddar dokument när man öppnar och hur man skyddar dokument från förändringar, både om vi använder Office och om vi använder gratis LibreOffice-svit.Alternativt kan vi skydda en eller flera genom att tillämpa skydd direkt på mappar, vilket också beskrivs i vår guide om hur du skyddar filer och mappar med lösenord .
För att skydda dokument från förändringar innebär en annan metod (allmänt använt) att konvertera Office-dokumentet till PDF, som beskrivs i guiden för hur du skyddar en PDF-fil med ett lösenord för att inte öppna eller redigera den .
