Företagsanvändare får många e-postmeddelanden varje dag och slösar mycket tid med att läsa och svara på dem. Dessutom är de flesta e-postmeddelanden som tas emot i inkorgen viktiga om inte skräppost, vanligtvis i form av annonser.
E-post är ett gammalt verktyg (tekniskt sett), som har utvecklats och även om många fortsätter att använda det gammaldags e-postmeddelandet finns det flera sätt att bättre organisera din inkorg, undvika att slösa bort energiläsande e-postmeddelanden. mindre viktiga och svara snabbare på mer brådskande.
LÄS OCH: Beställ inkorgen med filter och alias i Gmail för att hantera de mottagna e-postmeddelandena
Samtidigt måste vi börja säga att e-posttjänster inte är lika: Gmail, Yahoo e-post och Microsoft Hotmail är helt klart de bästa i kategorin gratis e-posttjänster via webben.
Eftersom det är möjligt att använda dem även utan att ändra din e-postadress skulle det vara bättre för de som använder olika tjänster att ändra (se till exempel hur du prenumererar på Hotmail utan att ändra din e-postadress).
Alternativt är det verkligen en bra idé att använda en e-postklient, till exempel Microsoft Outlook, för att ta emot e-post på din dator.
För att bli av med bördan på för många e-postmeddelanden måste du optimera din brevlåda .
Som nämnts flera gånger består spam inte nödvändigtvis av obehöriga reklammeddelanden; mycket ofta är det nyhetsbrev som skickas från webbplatser som du har registrerat dig genom att ge ditt samtycke.
För att förhindra att dessa nyhetsbrev stoppar din brevlåda måste du välja vilka du verkligen vill ta emot och vilka du inte vill.
Varje e-post av den här typen, rullande nedåt har en länk, ofta skriven i ett litet och dold typsnitt, för att ta bort sig själv från e-postlistan och inte längre ta emot dessa meddelanden.
Ibland är det en länk till knappen Avsluta prenumeration, ibland är det " ta bort " medan du i vissa fall måste skriva ett nytt meddelande som begär borttagning från e-postlistan.
Efter att ha tryckt på Avsluta prenumerera automatiserar de mer allvarliga webbplatserna avbokningen medan andra tvingar användaren att ansluta till sitt konto och ändra alternativ för e-postmeddelanden.
Problemet känns så mycket att vissa tjänster har skapats för att automatiskt eliminera nyhetsbrevabonnemang, till exempel Unroll.me som fungerar med post, Hotmail och Yahoo och med e-postklienterna för mobiltelefoner och datorer (Outlook och Thunderbird).
För att motverka skräppost tillhandahåller Yahoo, Google Mail och Hotmail tjänster utmärkta filter (särskilt YahooMail) men för att öka detta skydd finns det några gratisprogram för att blockera skräppostmeddelanden.
Efter att ha gjort lite rengöring måste du organisera dina inkorgmeddelanden och försöka samla dem .
När du får e-postmeddelanden från webbplatser du vill hålla kontakten med kan du minska din inkorg med Google InBox för användning istället för Gmail
Facebook har implementerat ett e-postmeddelandesystem (i kontoinställningarna -> aviseringar ) där du bara kan välja att få viktiga uppdateringar och sammanfattande e-postmeddelanden via e-post istället för enskilda e-postmeddelanden.
De som använder Gmail har många applikationer och plugins tillgängliga som optimerar Gmail och rensar postlådan.
Bland dessa vill jag till exempel påpeka Sortd- insticksprogrammet för Gmail, som integreras med Gmail och automatiskt organiserar meddelanden genom att dela upp dem i olika kolumner.
När det gäller organisationen av inkommande e-postmeddelanden i mappar är det i alla e-posttjänster möjligt att skapa automatiska regler för att filtrera e-postmeddelanden .
Att bli bra på att ställa in filterregler låter dig sortera e-post eller tillhandahålla automatiska svar.
Om du till exempel prenumererar på Navigaweb.net-nyhetsbrevet kan du skapa ett filter som detta, alla dagliga e-postmeddelanden med de nya artiklarna sparas tillsammans, kanske med inställningen "redan läst", och därför blir det lätt att läsa dem igen när du vill och söka efter tidigare meddelanden.
På Gmail finns plugin för fördefinierade svar (det finns i Labs-inställningarna, och det ska aktiveras) med förkonfigurerade mallar, som är nödvändiga för att snabbt kunna svara på upprepade meddelanden.
Skicka kommer inte att ske automatiskt men på det här sättet tar det bara två klick för att skicka svaret utan att alltid behöva skriva om samma saker (i en annan e-post ville jag rapportera ett annat program för att skapa modeller och fax för automatiserade svar )
I kombination med filter är det också möjligt att ställa in automatiska svar för vissa sökord.
En annan utmärkt plugin för Gmail är Boomerang som gör att du kan försena skickandet av e-postmeddelanden och därför skicka daterade inlägg: Jag skriver det nu, jag skickar det på två timmar, för strategi eller personlig organisation.
Boomerang är bara en av de mest användbara plugins för Gmail i Google Chrome webbläsare .
Mycket användbart då, på Gmail, "skjuta upp" för att skjuta upp läsningen av e-postmeddelandet.
Slutligen kan du få varningar på din dator för inkommande meddelanden med verktyg som EmailTray eller ännu bättre, Pop Peeper som fungerar med alla program eller e-posttjänster.
I andra inlägg har jag också rapporterat verktygen för att få meddelanden om nya e-postmeddelanden på skrivbordet i Gmail och tillägg för anmälningar om olästa e-postmeddelanden på Chrome och Firefox .
