Gmail är en av de mest framgångsrika tjänsterna som Google har undertecknat, eftersom praktiskt taget alla använder ett e-postkonto när de registrerar sig för ett nytt Google-konto (på smarttelefonen, på YouTube etc.). Före Gmail var e-posttjänster online obekväma att använda, mycket begränsade och krävde en stationär klient som Microsoft Outlook för att kunna fungera anständigt. Gmail är istället en riktig webbaserad e-postklient, kraftfull och så full av funktioner att den skulle behöva en manual med hundratals sidor! Gmail är fortfarande den mest populära onlinetjänsten för e-post, även om inte alla utnyttjar sin kraft fullt ut: för att kunna utnyttja den ordentligt visar vi dig i den här artikeln de bästa funktionerna som skiljer den från tävlingen. Att använda Gmail-e-postmeddelanden kommer aldrig att vara densamma efter att ha läst den här guiden!
LÄS OCH -> Synkronisera adressboken mellan Gmail och Outlook och importera kontakter
Om vi inte har ett Gmail-konto ännu, kan vi fixa det genom att öppna ett Google-konto här -> Nytt Google-konto .
För att använda Gmail från smartphone eller surfplatta kan vi ladda ner den specifika appen härifrån -> Gmail ( Android ) och Gmail ( iPhone ).
1) Forskning
Eftersom Gmail är en Google-tjänst är det uppenbart att sökningen efter e-post kan vara bättre än i något annat program eller webbmailtjänst. Om så önskas skulle det inte heller behöva sortera mina e-postmeddelanden i mappar, eftersom det är möjligt att söka efter dem exakt och snabbt.
Det viktiga är att känna till de mest användbara Gmail-operatörerna för avancerad sökning av Mail och bilagor .
Vi kan till exempel söka i alla e-postmeddelanden efter datum, inklusive de e-postmeddelanden som mottogs den dagen eller under föregående eller följande dagar: vi kan till exempel skriva i sökfältet " efter: 2018/12/25 " för att söka i alla e-postmeddelanden efter jul, istället " före: 2018/12/25 " för att söka efter e-postmeddelanden som mottogs före jul. Om vi å andra sidan har olästa meddelanden under lång tid men "försvann" bland de otaliga efterföljande meddelanden, kan vi alltid öppna menyn Alla meddelanden (fält på vänster sida) och skriva i sökfältet " är: oläst ", så att se alla olästa e-postmeddelanden eftersom vi har det aktiva Gmail-kontot.
2) Hur man använder filter
Med Gmail kan vi använda filter för att automatisera hanteringen av mottagna meddelanden baserat på avsändaren, baserat på ämnet, baserat på ämnet etc. Varje e-postmeddelande kan förvandlas till ett filter genom att trycka på de tre punkterna bredvid e-postdatum och -tid och använda filtermeddelanden för denna typ . Alternativt kan vi skapa ett filter i farten genom att klicka längst upp på triangeln till höger om sökfältet och börja fylla i de olika fälten.
Förutom Sök- knappen kan vi också använda Skapa filter- knappen så att vi kan filtrera alla resulterande e-postmeddelanden på ett utmärkt sätt. Filtret kan också vara retroaktivt, det vill säga giltigt för att organisera redan mottagna e-postmeddelanden.
LÄS OCH: Beställ inkorgen med filter och alias i Gmail för att hantera de mottagna e-postmeddelandena
3) Hur man använder etiketter
Istället för att använda filter kan du använda etiketter som ett slags bindemedel för att organisera din post.
Gmail tillämpar redan automatiskt rätt etiketter baserat på dess algoritmer (genom att infoga Faceboook-meddelanden i sociala till exempel eller Amazon-sändningar i uppdateringar ), men vi kan förbättra hanteringen av etiketter och skapa nya genom att klicka på symbolen i form av växla och gå till menyn Inställningar -> Etiketter .
Om vi istället vill ändra en etikett tilldelad ett redan mottaget e-postmeddelande, öppnar du det och klickar på etikettknappen längst upp.
4) Använd Gmail med andra e-postkonton
Gmail gör det mycket enkelt att importera andra e-postkonton, så att du kan ta emot meddelanden från andra adresser och skicka e-postmeddelanden med dessa adresser. För att lägga till e- postkonton klickar du bara på växelsymbolen och går till Inställningar -> Konto och import och klickar sedan på Lägg till en annan e-postadress . Gmail använder IMAP och SMTP för att kunna ta emot och skicka e-post från andra operatörer; många av dessa är självkonfigurerade (ange bara din e-postadress och lösenord), i andra fall måste vi återställa åtkomstparametrarna för manuell konfiguration.
För att ta reda på mer rekommenderar vi att du läser artikeln om hur du importerar och hanterar andra e-postkonton i Gmail med flera rutor
5) Avbryt skicka ett e-postmeddelande
Som det ses i en annan artikel kan du aktivera funktionen för att avbryta skickandet av ett e-postmeddelande som skickas av misstag, så att du omedelbart kan avhjälpa all lur eller missförstånd. På det här sättet, efter att du har tryckt på knappen Skicka e-post, har vi fortfarande några sekunder att avbryta den om vi hade fel. Normalt är tiden för omprövning begränsad till 5 sekunder, men om vi vill öka tiden för att avbryta ett e-postmeddelande kan vi ändra det i menyn Inställningar -> Allmänt genom att ändra objektet i Avbryt sändning -> Avbokningsperiod för skicka .
Vi kan ställa in maximalt 30 sekunder, förutom att det inte är tillåtet (också för att inte bromsa skickandet av e-postmeddelandet till Gmail-servrarna för mycket).
6) Aktivera "Svara alla" som standard
När ett nytt gruppmeddelande anländer till Gmail kan vi se till att e-postmeddelandet adresseras till alla adresserna som är markerade i mottagarfältet och inte bara till avsändaren när du klickar på Svara . Det här alternativet kan aktiveras i Inställningar -> Allmänt och genom att aktivera kryssmarkeringen på svaret till alla objekt som finns i standardsvarsbeteendet .
7) Hur man skickar automatiska svar när vi är frånvarande
Om vi är frånvarande under en längre tid och vi vill att alla som skriver oss via e-post ska veta om vår otillgänglighet kan vi ställa in den automatiska svararen på Gmail, som omedelbart skickar ett personligt meddelande till alla avsändare som kommer att kontakta oss. För att konfigurera det klickar vi alltid på växelknappen och går sedan till Inställningar -> Allmänt .
Rulla neråt tills du når avsnittet Auto responder .
Vi ställer in ett startdatum och ett slutdatum (valfritt) infogar en kort text i Ämnet och våra skäl eller ursäkter för frånvaro eller brist på svar, för att i tid meddela alla som beslutar att svara till oss via e-post.
För att undvika att skicka e-post till nyhetsbrev eller servicemeddelanden kan vi kryssa för Svar bara till personer som ingår i mitt Kontakter-objekt, så att bara betrodda personer automatiskt svarar. I slutet av konfigurationen klickar du på Aktivera auto responder och stänger Gmail helt: vi är redo att åka till semestern eller för en lång resa utan för många tankar!
8) Bilagor i Google Drive
Gmail är integrerat med Google Drive-molntjänsten, så att de mottagna bilagorna alltid kan sparas på Google Cloud-utrymmet för att ta dem med dig på din PC eller andra enheter.
Det här är väldigt bekvämt att spara och skicka till och med stora filer och dra nytta av visnings- och redigeringsfunktionerna för dokument med Google Dokument.
LÄS OCH -> I Gmail bifogas och mottagna filer öppna i förhandsgranskning och sparas i Google Drive
9) Reserverat läge för konfidentiella e-postmeddelanden
Som redan förklarats är det möjligt att skicka skyddade e-postmeddelanden i Gmail med löptid och lösenord.
Tack vare denna funktion kan meddelanden med konfidentiell och känslig information skickas så att endast mottagaren kan öppna dem och även så att den efter att ha läst den e-posten första gången raderas automatiskt.
10) Använd Gmail som en komplett klient
Gmail kan betraktas som en riktig e-postklient på grund av några speciella funktioner:
- Du kan komma åt Gmail via webbläsare eller via app var som helst, så länge den har en dator, smartphone eller surfplatta med internetåtkomst
- Du kan också öppna Gmail offline utan internetuppkoppling
- Alla e-postmeddelanden från Gmail som skickats och tas emot kan laddas ner till datorn
- Andra e-postkonton kan också användas i Gmail
- Du kan snooze e-post i Gmail för att ta emot dem igen
- Skräppostmeddelanden kan blockeras med ett kraftfullt filter som hanteras av artificiell intelligens i Gmail.
- Du kan arkivera e-post i Gmail för att återställa din inkorg utan att ta bort något
- Du kan schemalägga överföringen av e-postmeddelanden till ett framtida datum i Gmail
Så om vi letar efter ett sätt att ersätta Outlook i hanteringen av e-postmeddelanden, kanske det är dags att bara använda Gmail för alla våra e-postlådor, så att vi alltid har till hands alla arbetsmeddelanden eller personliga meddelanden.
LÄS OCH: Komplett guide till Gmail för att komma igång och bli experter
