Liksom alla program kräver Microsoft Word också optimering, som kan erhållas genom att produktivt ändra vissa fördefinierade inställningar och alternativ. Tack vare dessa förändringar bör det mest använda programmet i världen för att skriva till datorn bli lättare, snabbare och ge snabb tillgång till de mest användbara och frekventa funktionerna, för att inte slösa bort tid i dokumenthanteringsaktiviteter som borde vara automatiserad.
Nedan ser vi 10 av inställningarna som bör ändras för att förbättra arbetet med Word och spara tid och ansträngning.
LÄS OCH: Special Word-funktioner som alltid används när du skriver ett dokument
1) Ställ in önskad plats för att spara filerna
Gå till Arkiv-menyn -> Alternativ och sedan till fliken Spara för att konfigurera den önskade mappen där dokumenten ska sparas.
Fördelarna är att på detta sätt kan du använda disk-knappen för att omedelbart spara ett nytt dokument och för att kunna öppna det snabbt igen.
Det är också möjligt från samma inställningsflik att välja standardfilformat och ändra det till docx eller doc eller odt eller rtf efter behov.
2) Flytta "Spara som" i snabbåtkomstfältet
Spara som-knappen ska alltid vara nära till hands så att alla nya dokument kan sparas omedelbart med ett igenkännbart namn.
Du kan sedan dra nytta av snabbåtkomstfältet, den översta av alla där det också finns knapparna Spara och återställa modifiering.
Tryck på nedåtpilen från fältet och tryck på Andra kommandon .
Från Word-alternativen, hitta kommandot Spara som och lägg till det i den högra kolumnen.
Kom dock ihåg att Save As kan göras snabbt genom att trycka på F12-tangenten på PC-tangentbordet.
3) Avaktivera rutan Klistra in alternativ för att göra kopiering och klistra in snabbare
När du högerklickar på ett Word-dokument, finns det en kopia och klipp ut klistermöjligheterna som kan ta lite tid.
Om du föredrar att inaktivera den och använda alltid klistra in text i oformaterat läge, för att få fram den klassiska klistra in-knappen, gå till Arkiv-menyn -> Alternativ -> Avancerat och avmarkera knappen Visa klistra in alternativ .
Faktum kvarstår att kopiering och klistra in kan göras snabbare med hjälp av tangentkombinationerna CTRL + C, CTRL + X och CTRL + V.
4) Ställ in ett standardteckensnitt
Microsoft Word 2013 använder Calibri som standardteckensnitt i storleken 11.
Just för att det är fördefinierat och alla använder det, kan det vara tillrådligt att ändra det, kanske genom att ställa in det gamla gamla Times New Roman eller Helvetica (eller Arial) som bästa teckensnitt för att skriva en läroplan och följaktligen också utmärkt för arbetsdokument.
Om du vill ändra teckensnitt i ett dokument håller du bara fliken Hem öppen i bandet och väljer teckensnittet från listrutan.
Om du vill ändra standardteckensnitt för alla dokument som kommer att skrivas i framtiden klickar du istället på det högra hörnet av teckensnittet från fliken Hem .
Välj Arial, tryck på knappen Set som standard och ändra sedan alternativet genom att sätta " För alla dokument " innan du klickar på OK.
5) Avaktivera råd när du placerar markören över en knapp
De med tillräckligt med erfarenhet av Word kan göra programmet snabbare genom att inaktivera tips och miniguider som automatiskt visas när en knapp väljs.
Om vi aldrig läser dem kan du inaktivera dem i Arkiv- menyn -> Alternativ -> Allmänt, ändra verktygsbeskrivningsstilen, inte visa verktygstips eller inte visa en karakteristisk beskrivning ... för att fortfarande lämna möjligheten att läsa namnet på en när du lägger markören över den.
Det senare läget är att föredra eftersom det visar namnet på kommandona utan beskrivningar.
6) Ändra den normala modellen med en efter önskemål
För att spara tid på sidinställningar och repetitiva formateringsalternativ kan du skapa en standardmall för varje nytt dokument du öppnar.
Högerklicka sedan på Normal- stilen i mitten till höger av bandet och tryck på Ändra .
Ändra sedan teckensnittet som visas i steg 4 och sedan även teckenstorlek och typsnitt.
Knapparna ovanför förhandsgranskningen låter dig också välja sidomarginaler och höjden på linjeavståndet.
I det nedre vänstra hörnet kan du ange andra redigeringsavsnitt som flik, stycke, gränser och andra.
Innan du klickar på OK och avslutar väljer du alternativet nedan " I nya dokument baserat på den här modellen ".
Obs! Normalstilen sparas i en fil som heter Normal.dotm .
Om detta byts namn, skadas eller flyttas skapar Word automatiskt en ny version som använder de ursprungliga standardinställningarna och därför kommer de anpassningar som görs att gå förlorade.
7) Ändra dokumentens personliga information
Detta är något som många glömmer och som riskerar att göra dåliga siffror.
I själva verket, om vi skriver ett nytt dokument från ett befintligt och skrivet av ett annat, kan den som läser det fånga det faktum att det dokumentet inte är vårt, eftersom informationen inuti det visar en annan författare.
Alla metadata och personlig information är synliga från menyn Arkiv> Information
Att ändra personlig information i Word görs bara en gång och gäller alla dokument som sparats senare.
Författarinformationen kan ändras från Arkiv- menyn -> Information eller också i Arkiv -> Alternativ -> Allmänt och lägga ditt namn under " Anpassning av Office-kopian som används ".
Om du vill ändra författaren till ett specifikt dokument kan du använda granskningsmenyn eller i rutan som visas när du sparar som kan du lägga till och redigera författaren.
8) Ta bort dokumentägande och personlig information
Om du vill upprätthålla absolut integritet om vem som har skrivit och redigerat en Word-fil är det viktigt att ta bort de dolda metadata som innehåller namnen på de som arbetade på den, skapningsdatumet, tidigare versioner, arbetstid och andra saker.
Informationen som lagras av Microsoft Office är synlig från File -> Information .
För att ta bort all denna information, gå till Arkiv- menyn -> Alternativ, tryck på Skyddscenter och sedan på Inställningsskyddscenter .
Gå till sekretessalternativ och tryck på knappen Dokumentkontroll och välj sedan att ta bort alla metadata.
Obs : Det här är en inställning relaterad till filen som används och inte permanent.
9) Stäng av den skyddade vyn i Word
Skyddad vy är en skrivskyddad läge som - som namnet antyder - har som syfte att skydda din dator från ett dokument som mottas om det är infekterat.
Om du får filer från ansedda källor kan du stänga av den skyddade vyn .
Gå sedan till File -> Options -> Protection Center -> Protection Center Settings och avmarkera alla eller bara några av alternativen i avsnittet Protected View .
10) Automatisk rullning
För att läsa långa dokument handsfree kan automatisk rullning aktiveras med en enda knapp.
Den här knappen kan läggas till i snabbåtkomstfältet längst upp genom att trycka på nedåtpilen, gå till Andra kommandon -> Välj kommandon från -> Alla kommandon -
Den automatiska bläddringsknappen visas som en vit cirkel.
När du trycker på den förvandlas muspekaren till en dubbel pil och du kan bläddra dokumentet uppåt och nedåt med musen utan att klicka på något.
För att lämna det automatiska rullningsläget, tryck med en musknapp eller tryck på Esc.
LÄS OCH: Optimera Word genom att inaktivera onödiga alternativ
