För att förstå hur Microsoft Access fungerar och vad det är, måste du också förstå begreppet databas. Access är ett av huvudprogrammen i Microsoft Office-paketet, därför, som har Word, Excel och Powerpoint, har säkert också Access även om han aldrig har använt den.
Problemet med Access är att när du öppnar det förstår du inte vad du ska göra.
Medan Excel är helt klart vid första anblicken öppnar Access istället tomt och även om du kan börja arbeta med en av de förinställda modellerna, förskjuts du av dess mångfald jämfört med annan Office-programvara.
Microsoft Access 2007 eller 2010 är inte så svårt som det kan verka vid första anblicken, för vissa är det ännu enklare än Excel, bara att det måste användas för ett specifikt syfte och kräver en viss preliminär förberedelse.
Att skapa en databas innebär att skapa en datapost, det vill säga en serie tabeller, kanske länkade ihop, som kan vara en lista med personer, produkter, objekt, summor och så vidare.
I själva verket tillåter Access dig att skapa ditt eget personliga program för att hantera dessa data, infoga dem snabbt och för att kunna bearbeta, filtrera och studera dem enkelt.
Det går inte att förklara hur Access används i en enda artikel; på detta program med oändliga möjligheter har mer eller mindre komplexa manualer skrivits.
Denna korta preliminära inlägg är endast avsedd att påpeka att med Access kan du också hantera borden på en restaurang, ett hotellrum eller till och med utgifterna för ditt företag, fakturor som utfärdats eller mottagits, bibliotekets böcker, lista över CD-skivor och annan typ av data.
Att lära sig Access hemma kan i första hand vara ett tråkigt jobb, men jag kan försäkra er att förståelse av Access kan ge stora jobbmöjligheter (inte många är bra på Access) och kan underlätta all aktivitet på datorn.
Microsoft Access är ett RDBMS ( Relational Database Management System ), det vill säga en relationsdatabas, där uppgifterna är länkade till varandra genom beroendeförhållanden .
Det är inte perfekt för stora databaser som kräver olika program men det är den enklaste databasprogramvaran, gratis (i den meningen att den ingår i Excel Word och Powerpoint) och fungerar också bra med 10 samtidiga användare.
Huvudskillnaden med Excel är att du i Access-tabellerna måste ange rådata och inte matematiska beräkningar som händer i Excel.
Försök sedan öppna Access från Windows Start-menyn och skapa en ny tom databas genom att ge den ett namn.
I Access måste strukturförändringarna sparas men data sparas automatiskt när de matas in.
Det första du ska göra är att skapa en tabell, ett grundelement som fungerar som ett normalt kalkylblad där det emellertid är viktigt att inte infoga data så att kolumnerna anges.
Högerklicka får du åt tabellstrukturen där du kan ange egenskaperna för varje fält.
Varje tabell måste ha en primär nyckel som kan vara den normala räknaren eller ett annat inkrementellt numeriskt värde, med dubbletter inte tillåtna.
Planering kräver att skapa så många tabeller för hur många olika element det finns .
Om du till exempel vill organisera ditt eget bibliotek med böcker kan du skapa en tabell med titlarna, en för författarna, en för kategorierna och en med publiceringsåren.
Att separera de olika elementen och ha i åtanke att de kan anslutas gör att du kan skapa mycket mer flexibla filter eller frågor.
Åtkomsttabeller kan kopplas samman och länka värdena i en kolumn med värdena i en annan tabell.
Du kan sedan skapa en allmän tabell som sammanfattar förhållandena mellan elementen.
Den verkliga listan över böcker registrerar värdena "Forskning" i de andra tabellerna och länkar till varje titel, en författare, året och den specifika kategorin.
Det är inte från tabellvyn som fälten ska fyllas: till skillnad från Excel kan du skapa en mask som blir gränssnittet för det skapade programmet.
En mask är ett fönster utformat på ett personligt sätt, där fälten som ska fyllas i för snabb infogning visas.
När du återgår till exemplet på böckerna kan du skapa en mask för att infoga en ny titel och sedan dess författare, året och kategorin, välja dessa värden från listan som redan skapats eller infoga ett nytt namn i andra anslutna masker).
När du har skapat några tabeller kan du skapa frågor eller filter för att extrahera vissa värden från de olika tabellerna .
I Access finns en guide för att skapa frågor som annars skulle vara svåra att förstå.
Rapporterna är statiska blad där det är möjligt att rita summan av de data som är infogade i tabellerna, för att se diagram eller sammanfattningssidor som också kan publiceras på en webbplats.
Makron och moduler är den mest komplexa delen av Access, där det är möjligt att ställa in automatismer mellan värdena för att göra införandet ännu snabbare, integrera Access med andra program och ge större stelhet till databasen genom att införa regler.
Det som är viktigt att förstå om en Access-databas är hur programmet tänker: tabellerna är databasen, du måste skapa många tabeller för varje typ av post som sedan kan samlas ihop, filtreras med frågor och infogas av masker .
För att lära sig Access skulle det vara bättre att ladda ner en illustrerad och interaktiv kurs.
Webbplatser som HTML.it har guider för att komma igång med Access.
Den bästa och uppdaterade onlineguiden på italienska om Access 2010 och Access 2007 är dock den på Microsofts webbplats som erbjuder en mycket detaljerad allmän översikt.
