De som arbetar med e-post kan ha behov av att förhindra att mottagarna av ett e-postmeddelande som skickas till flera personer har möjlighet att vidarebefordra eller svara på alla, det vill säga att de inte kan vidarebefordra meddelandet till andra eller svara till alla. de kopierade. Den här funktionen finns endast på e-postklienten Microsoft Outlook, 2003, 2007 och 2010 .
Skyddet av skickade e-postmeddelanden förhindrar mottagaren av ett meddelande från att kopiera, skriva ut eller vidarebefordra detta e-postmeddelande.
Skälen till att använda den här inställningen kan vara relaterade till sekretessen för informationen som finns i meddelandet eller till önskan att förhindra att någon svarar på ett gruppmeddelande.
För att förhindra svaret på alla finns det två lägen, en med en manuell konfiguration, den andra med ett plugin för programmet.
Skyddet är inte absolut, det kan bara fungera som ett avskräckande medel, om det skyddade e-postmeddelandet öppnades med andra e-postklienter än Microsoft Outlook, skulle skyddet vara ineffektivt.
I organisationer och kontor där e-post bara kan läsas med Outlook är detta skydd svårare att kringgå.
Den manuella metoden för att inaktivera "Svara alla och" vidarebefordras beskrivs steg för steg på en Microsoft Outlook-hjälpsida .
Skapandet av skyddsmodulen är mycket enkel och kan göras en gång för alla, med möjlighet att ställa in eller inte blockera enligt e-postmeddelandet.
Om du föredrar, kan du istället använda en plugin för Exchange och Outlook (endast 2007 och 2010) som avaktiverar svaret till alla och vidarebefordran av ett skickat e-postmeddelande.
NoReplyAll-pluginet (gratis) kan laddas ner och installeras på datorn som används för att skicka e-postmeddelanden.
Genom att öppna Outlook igen och komponera ett nytt meddelande efter installationen av det här tillägget, bör du se två nya knappar på toppmenyn, med vilka du kan inaktivera vidarebefordringsfunktionen till andra.
Genom att försöka skicka det e-postmeddelandet till dig själv, skyddat med svar till alla, kommer du att märka att genom att öppna det mottagna meddelandet är knapparna för vidarebefordran av meddelandet och svar till mottagarna som kopierar till e-posten inaktiverade.
Svaret till avsändaren förblir uppenbarligen möjligt.
Om användaren försöker vidarebefordra eller svara på alla från snabbmenyn i Outlook (som inte är inaktiverad) öppnas en varning om att funktionaliteten inte är tillgänglig.
Om mottagaren av e-postmeddelandet inte använder Microsoft Exchange eller Outlook och försöker svara på alla, även om det inte är inaktiverat, kommer de andra mottagarna inte att kopieras automatiskt, vilket vid behov kommer att väljas manuellt.
Som en ytterligare funktion, från konfigurationsmenyn för detta plugin ( Verktyg -> Alternativ ), är det möjligt att lista några viktiga termer för att ta emot varningar när du skickar ett meddelande utan bilaga.
En mer effektiv metod för att skydda konfidentialiteten för e-postmeddelanden som skickas via Outlook är BCCThis plugin som låter dig skicka privata CCN-meddelanden bifogade till e-postmeddelandet, bara synliga för vissa.
