Hur man använder Excel-formler och funktioner

Den bästa användningen du kan använda av Microsoft Excel (eller dess öppen källkod motsvarande LibreOffice Calc) är att utföra automatiska beräkningar. Försök att vara supersyntetisk i den här guiden, låt oss prata om dess funktioner, dvs. kommandona som du kan köra på Excel-celler för att se till att de automatiskt fylls ut baserat på data skrivna i de andra cellerna. Med andra ord, efter att ha skapat en tabell med siffror eller andra värden är det möjligt att välja en cell vars värde inuti den, efter att ha konfigurerat en funktion, fyller sig själv. Denna formel kan till exempel vara summan av värdena för de andra cellerna och se till att denna summa automatiskt ändras bara genom att ändra eller lägga till siffror i tabellen, vilket gör varje beräkningstyp mycket snabb, även med tusentals data.
I den här guiden ser vi hur man använder de viktigaste Excel-formlerna och -funktionerna att veta, både de mest kända och de mest specifika, som fortfarande används varje dag av dem som arbetar med Excel.
LÄS OCH: Hur man gör beräkningar på Excel

Hur man använder Excel-funktioner

Om du vill använda funktionerna i Excel skriver du bara namnet på funktionen och sedan cellerna som berör den. Detta kan göras för hand genom att välja en cell och sedan skriva funktionen högst upp ovanför ABCDEF ..-linjen. Alternativt kan du också gå till formler-menyn längst upp och trycka på Infoga-funktionsknappen så att en guidad formel skapar ruta med några grundläggande exempel.
Formlerna skrivs alltid med a = framför (till exempel = SUM) och nedan indikerar, inom parentes, cellerna som ska läggas till, separerade med en semikolon (till exempel = SUM (A3; C2) är summan av värdena av cellerna A3 och C2) eller separerade med dess punkter om du vill lägga till alla cellerna i mitten av två (till exempel = SUM (A3; A8) lägger till värdena från cell A3 till cell A8.
Ett snabbt sätt att skapa funktioner i Excel är att skriva formeln i en cell (till exempel = SUM), skapa ett mellanslag och sedan välja cellerna som ska inkluderas i funktionen, en efter en eller genom att trycka på rubriken på en kolumn eller till och med dra musen över en kolumn eller området med celler vars summa ska beräknas eller någon annan beräkning uttrycks. Men jag rekommenderar att du inte glömmer att sätta in konsolerna. Tryck på Enter för att acceptera formeln, medan du kan avsluta funktionsläget kan du trycka på ESC .

Excel-funktioner och formler att veta

Låt oss nedan se vad som är de mest använda funktionerna av de som använder Excel. För varje formel ser vi också hur det skrivs i Excel på engelska (siffrorna är också på engelska).

Beräkningsfunktioner

• SUM : det är den mest använda funktionen i Excel. Användningen är mycket enkel, bara skriva ordet = SUM i en cell och sedan intervallet med celler med de värden som ska läggas till.
• COUNT : för att räkna antalet celler använder du formeln = COUNT. NUMMER

LÄS OCH: Guide till Excel-formler för att räkna antal och celler (COUNT och SUM)

• AVERAGE: AVERAGE-funktionen fungerar på liknande sätt, den visar medelvärdet för en serie nummer och används genom att skriva i en cell = AVERAGE . Dra sedan musen längs kolumnen i cellerna för att genomsätta värdena. (Guide)
• MAX : MAX-funktionen är användbar när det finns en lång lista med siffror i en kolumn och du måste hitta det största värdet. Skriv = MAX (i cellen) och dra sedan musen längs med kolumnen där du vill hitta det maximala värdet. (Guide)
• MIN : MIN-funktionen är som MAX, bara den används för att hitta minimivärdet i listan. (Guide)
• PRODUKT (PRODUKT): Med den här funktionen kan du multiplicera antalet celler som väljs, också bra för att beräkna ett prisbelopp med en procentandel (till exempel moms eller rabatt) Skriv sedan = PRODUKT, skapa ett mellanrum och sätt sedan in cellerna som ska multipliceras eller cellernas mellanrum. (Guide)
• MATR.SOMMA.PRODOTTO (SUMPRODUCT): Denna funktion, som på engelska kallas SUMPRODUCT, låter dig välja flera listor med nummer i kalkylbladet (därför flera datakolumner) och multiplicerar summan av de valda kolumnerna med varandra. (Guide)

Obs! En alternativ metod för att välja flera element för att utföra en matematisk funktion är att välja enskilda element genom att skriva in början av funktionen, sedan hålla ned CTRL-tangenten, kan du välja de celler du vill lägga till eller multiplicera ett i taget. Efter att du har skrivit in den stängande parentesen ) för att stänga funktionen, tryck ENTER för att visa resultatet i den cellen.

Logiska SE-funktioner

Mer komplexa formler kan skapas genom att lägga till villkor . Funktioner med villkor skapas genom att lägga till .SE i funktionen (till exempel SUM.SE). Med dessa formler kan du endast utföra beräkningar på celler om vissa villkor är uppfyllda . Om du till exempel har en kolumn med siffror kan du göra ett genomsnitt av de som överskrider en viss gräns med AVERAGE-funktionen.
För att använda en funktion som MEDIA.SE måste du skriva på följande sätt: = SUM.ME (C1: C11; "> = 10") vilket betyder genomsnitt alla celler som har ett värde större än eller lika med 10. Kort sagt infogas cellintervallet i parentesen, sedan; och sedan, i citattecken, villkoret. För att underlätta skapandet av villkor kan du använda funktionsskaparen i formelmenyn högst upp.
Förutom SOMMA.SE (SUMIF) (guide) och MEDIA.SE (AVERAGEIF) (guide) är andra formler med mycket vanliga och lättanvända villkor:

• COUNTIF (COUNTIF): räknar bara celler som uppfyller ett villkor. (Guide)
• COUNTIF ( COUNTIFS ): som COUNTIF, men kan användas för att räkna strängdata. (Guide)
• MIN.PIÙ.SE (MINIFS): returnerar minimivärdet i en rad element som uppfyller villkoret. (Guide)
• MAX.PIÙ.SE (MAXIFS): som MIN.PIÙ.SE, men returnerar det maximala värdet i ett intervall. (Guide)

Logikfunktioner

Några av de mest användbara Excel-funktionerna är de logiska funktionerna som används för att jämföra olika celler för att returnera resultat baserat på jämförelsesresultaten. Till exempel kommer SE-funktionen att undersöka om cellerna matchar de inställda jämförelsevillkoren. Om jämförelsen är sann, kommer resultatfältet att returnera det värde som anges om det är SANT, annars kommer det att returnera det angivna värdet för FALSE.
För att använda SE-funktionen, tryck in cellen där du vill visa resultatet och skriv sedan = SE ( .
Klicka sedan på cellerna som du vill jämföra, separerade av en jämförelseoperatör. Till exempel A2 . Sätt en semikolon följt av värdet du vill visa om villkoret är sant. Skriv till exempel "JA" för att se ordet YES skrivet om antalet celler A2 är mindre än det för cell B2.
Skriv sedan ett annat semikolon, följt av ordet "NEJ" som du vill visa om jämförelsen mellan värden inte är sant, och därför, om värdet på B2 är lägre än A2, kommer vi att ha skrivit NEJ och stäng parentesen .
I slutändan kommer formeln i detta exempel att vara: = SE (C7> C8; "JA"; "NEJ")
Du kan sedan fylla hela kolumnen till den sista raden för att utföra samma jämförelse på alla rader.
Ett avancerat tillvägagångssätt för att använda SE-funktionen är att häcka en annan beräkning i fälten Sann eller Falsk. Till exempel, om A2 , kan du säga att om det är sant lägger du ut resultatet av A3-A2 medan om det är falskt gör du skillnaden A2-A3 (Guide till SE).
Andra logiska funktioner i Excel inkluderar operatörer som:
E (OCH): Om alla celler i en lista överensstämmer med villkoret är resultatet sant, annars visas falskt. (se guide)
INGEN (INTE): den här funktionen kan användas för att invertera resultatet i en annan cell; Från sann till falsk eller från falsk till sann. (se guide)
O (ELLER): Om någon av cellerna uppfyller villkoret är resultatet sant, annars falskt. (se guide)
SWITCH : extraherar ett visst angivet värde om detta syns i de valda cellerna (se guide)
XOR : om bara en av de listade cellerna är sant, kommer resultatet att vara sant, om alla är sanna eller alla är falska, blir resultatet falskt. (se guide)
Precis som med SE-instruktionen är det möjligt att ersätta de verkliga och falska utgångarna med andra formler, vilket gör logikfunktioner till ett verkligt kraftfullt verktyg för EXcel, om än komplex att använda på mycket avancerade nivåer.

Textfunktioner

För att avsluta denna guide till Excel-funktioner, låt oss prata om textfunktioner, som inte är matematiska formler eller beräkningar, men kan vara användbara för att sammanfoga ord med varandra eller lägga till produktlistor och så vidare. Excel erbjuder en viss variation av strängformler som kan användas i dessa situationer.
CONCAT- funktionen låter dig sammanfoga flera textsträngar från olika celler i kalkylbladet till en enda sträng. Användningen av denna funktion är enkel att skriva och bara göra: = CONCAT ("string1": "string2"; "string3") (se guide). Med en sådan funktion blir det möjligt att kombinera flera ord i olika celler.
Andra text- och ordfunktioner som du kan använda i Excel är:

• VÄNSTER (VÄNSTER): returnerar antalet tecken som anges från vänster om ett ord (se guide)
• RIGHT (RIGHT): returnerar antalet tecken från höger om en sträng. (se guide)
• STRINGA.ESTRAI, MEDIA.B (MID): Extraherar tecken i mitten av ett ord. (se guide)
• CANCEL SPACES (TRIM): tar bort mellanslag i början eller slutet av en sträng. (se guide)
• TEXT (TEXT): konverterar ett värde från valfri cell till en ordversion av det värdet. (se guide)
• LÄNGD (LEN): att känna till antalet tecken i ett ord eller text. (se guide)

Det finns Excel-funktioner för nästan varje beräkning eller datamanipulation som du kan tänka dig och ännu mer. Ju mer du upplever med formler, desto bättre blir du med Excel och du kan också hantera stora och fullständiga kalkylblad med data av alla typer. Det enklaste sättet att försöka lära sig funktionerna är att använda formler-menyn, trycka på Infoga funktion och i popup-fönstret ändra kategorin för att se alla tillgängliga och användbara funktioner. Formulärverktyget förklarar steg för steg hur man väljer de olika kriterierna, villkoren och cellerna, vilket till och med gör ett jobb som tills nyligen bara var för experter enkelt.
LÄS OCH: Excel-tricks för att bli experter på beräkningar och datapresentation