I ett kontorsjobb kan det hända att du måste hantera data (månatliga inkomster och utgifter, arbetsrapporter etc.) och därför måste du hantera en stor mängd siffror, varifrån du kan extrahera en kolumn med de beräkningar som utförs helt automatiskt. Det finns ett sätt att påskynda arbetet och det kallas en pivottabell : tack vare den här funktionaliteten kommer vi att kunna påskynda beräkningarna genom att infoga dem i en exakt och programmerad tabell, där vi bara måste se till att vi anger data korrekt (kalkylbladet kommer att göra resten genom att automatiskt tillämpa de erforderliga formlerna på rader och kolumner som innehåller siffror). Om vi inte vet hur man skapar en pivottabell visar vi i den här guiden stegen som ska utföras både på Microsoft Excel (ingår i Office) och på LibreOffice ; i det senare fallet kan vi skapa pivottabeller utan att spendera något på köpet av en licens.
LÄS OCH -> Hur man skapar en tabell i Excel
Innan vi fortsätter är det viktigt att påpeka att för att pivottabellen ska skapas utan problem måste vi infoga informationen i kalkylbladet på ett exakt och noggrant sätt : rubrikerna måste vara närvarande högst upp i varje kolumn och rad, de får inte tomma rader måste vara närvarande och de angivna uppgifterna måste vara så homogena som möjligt (till exempel i en beräkningskolumn måste vi bara infoga siffror om vi vill att tabellen ska fungera). Efter dessa enkla regler blir det riktigt enkelt och snabbt att skapa en pivottabell med Microsoft Excel.
Hur man skapar en pivottabell på Microsoft Excel
Excel är utan tvekan ett av de mest använda programmen för att skapa pivottabeller. Om vi har Office-sviten installerad i vårt system öppnar vi Start-menyn längst ner till vänster och skriver på Excel-tangentbordet, så vi kan öppna programmet.
När vi börjat klickar vi på Tom arbetsbok för att öppna ett nytt kalkylblad. Nu kan vi ange de data som vi måste bearbeta i de olika fälten och se till att ordna dem i ordning efter kolumn och rad (på så sätt underlätta arbetet när du skapar tabellen).
När alla uppgifter har matats in, välj dem genom att dra musen (håll den första cellen nedtryckt längst upp till vänster och flytta musen) och klicka sedan på Infoga- menyn längst upp och bekräfta på PivotTable- knappen, närvarande längst upp till vänster.
Ett bekräftelsefönster öppnas för att bekräfta de redan valda intervall och välja var den slutliga rapporten ska genereras; i de flesta fall klickar du bara på OK utan att röra vid något annat. Uppgifterna försvinner för att ge plats för ett varningsmeddelande och en sidofält till höger.
För att börja komponera tabellen klickar du på rutorna som finns precis nedanför sökfältet för att aktivera de olika fälten (som kommer att motsvara namnen på kolumnerna som är infogade som en rubrik) och sedan ordna om dem genom att dra den till sektorerna under rubriken Dra fälten till områdena nedan .
I princip summerar programmet automatiskt de angivna numeriska fälten, men om vi ville ändra formeln eller den matematiska åtgärden som ska tillämpas, gå helt till höger till höger i rutan Värden, klicka på ett av de tillgängliga numeriska fälten (i vårt fall kommer vi att använda Inmatningsfält ) och välj värdet fältinställningar . I det här fönstret kan vi välja den matematiska operation som ska tillämpas på alla data som anges i tabellen: vi kan göra medelvärdet, infoga ett maximalt och minimivärde, subtrahera etc.
När konfigureringen är klar klickar du bara på OK ; om vi har gjort alla stegen väl kommer vi att se en pivottabell med alla data och en ny rad med summan som automatiskt tillämpas visas i kalkylbladet (alternativt kan vi också hitta resultatet av formeln vi har valt att tillämpa).
För att ändra andra alternativ i den nyligen skapade pivottabellen, högerklickar du bara var som helst i tabellen och väljer alternativet Pivottabellalternativ.
Hur man skapar en pivottabell på LibreOffice Calc
Vi vill skapa ett pivottabell hemma men vi har ingen licens för Microsoft Office "> LibreOffice, som har ett bra kalkylblad i sviten.
Om vi inte redan har gjort det, ladda ner LibreOffice-installationsprogrammet till vår PC (den här sviten finns för både Windows och Mac, samt integreras i de allra flesta GNU / Linux-distributioner). När den har laddats ner installerar du den utan rädsla, eftersom installationen fortsätter utan särskilda svårigheter eller konstiga fönster att tänka på (vi kan också alltid trycka på Nästa för att påskynda operationen). Installerade sviten på Windows klickar vi längst ner till vänster på Start-menyn och skriver Calc, så vi kan öppna relevant sökresultat, dvs LibreOffice Calc .
Vi befinner oss framför ett fullständigt kalkylblad: därför börjar vi infoga de data som kommer att utgöra vår pivottabell som redan ses i delen som rör Excel. I slutet av datainmatningen väljer vi alla fält med numeriska värden och rubriker (genom att dra musen för att skapa ett urval) och klicka på knappen Infoga pivottabell längst upp i funktionsfältet.
Ett bekräftelsefönster visas: vi klickar på OK, så vidare visa det nya fönstret för pivottabellinställningar.
I fönstret flyttar vi de fält som finns tillgängliga till höger (i vårt fall Månad, inkomst och kostnad ) till en av sektorerna i mitten eller till vänster, särskilt sätter vi in fälten som innehåller nummer i sektorn Datafält och fälten som innehåller namn eller anspråk i sektorn Radfält eller kolumnfält . När vi är redo klickar vi på OK för att generera pivottabellen.
I princip låter programmet dig göra summan, men om vi ville ändra den matematiska operationen som ska utföras måste vi klicka på knappen Funktioner, närvarande på den tunna fältet som visas på höger sida av programmet.
Vi kan omedelbart använda de som redan anges inuti eller klicka på den nedrullningsbara meny som nyligen har använts och välj Alla eller en av kategorierna av funktioner integrerade i Calc.
LÄS OCH -> Hur man gör en tabell om Word
