Att hantera en e-postlåda på ett ordnat sätt innebär två grundläggande saker: rensa och alltid hålla delen av olästa meddelanden tom och organisera inkorgen genom filter och etiketter. För att organisera e-posten har vi redan sett flera guider, inklusive den som beställer inkorgen med filter och alias i Gmail, ser vi här det bästa sättet att återställa inkorgen snabbt, utan att behöva läsa alla mottagna meddelanden i Gmail och utan att ta bort något.
Tricket att alltid hålla inkommande e-post med Gmail till noll (men gäller även andra postlådor) är att använda den mystiska och lite använda funktionen som "arkiverar" posten, det vill säga att hålla den dold, utan att dock ta bort den och behålla den olästa meddelanden markerade.
När du använder arkivknappen i de valda e-postmeddelandena tas de bort från inkorgen .
Arkiverade meddelanden raderas emellertid inte från Gmail utan bara från mappen med mottagna meddelanden.
Meddelandet om ett meddelande försvinner även om det e-postmeddelandet inte har lästs.
I alla e-posthanteringsprogram eller applikationer, till exempel Gmail, är e-postmeddelanden huvudsakligen indelade i fem avsnitt:
- Inkorgen måste innehålla alla mottagna e-postmeddelanden som är viktiga och intressanta.
- E-post skickat, med e-postmeddelanden skickas till andra.
- Skräppost, med e-postmeddelanden som automatiskt anses oönskade.
- Papperskorgen, raderade e-postmeddelanden
- Arkiverade, alla meddelanden har tagits bort från inkorgen, men inte raderade.
E-postmeddelanden som inte behöver läsas eller öppnas omedelbart, men som fortfarande är bevarade och inte raderade, bör därför flyttas till arkivet .
Skillnaderna mellan arkiverade och papperskorgen är mycket viktiga:
Arkiverade e-postmeddelanden raderas inte automatiskt efter en viss tid, som händer med dem som flyttas till papperskorgen, men kommer att förbli i Gmail tills de raderas manuellt.
Arkiverade meddelanden ingår också i generiska sökningar gjorda via Gmail-sökmotorn, vilket inte är fallet för skräppost eller raderade e-postmeddelanden.
Arkiverade e-postmeddelanden räknas inom gränsen för Gmail: s lagringsutrymme, medan tvärtom raderade e-postmeddelanden inte räknas.
Arkiverade e-postmeddelanden, som nämnts ovan, markeras inte automatiskt som lästa och i själva verket, om du arkiverar ett e-postmeddelande utan att öppna eller läsa det, förblir det markerat som oläst även om det inte kommer att inkluderas i räkningen för det e-postmeddelande som ska läsas.
Var hamnar meddelandena som arkiveras i Gmail "> alla meddelanden " för att visa alla e-postmeddelanden och de i Arkivet tillsammans.
Om du använder Microsoft Outlook finns det istället en Arkiv-flik för att bara bläddra bland dem.
E-postmeddelanden som lagras med en etikett kommer då att synas i de olika mapparna med en etikett, både de som Gmail automatiskt skapar och personifierade.
Nu när vi vet hur man använder funktionen för att arkivera meddelanden, låt oss se hur vi använder den för att återställa antalet olästa meddelanden i inkorgen .
Först och främst för att arkivera alla olästa meddelanden, inklusive gamla, på en gång, utan att radera dem, kan du skapa ett filter.
Tryck sedan på nedåtpilen som finns i sökrutan i Gmail, tryck på knappen bredvid Sök och lägg "olästa meddelanden".
Längst ner trycker du på skapa filterlänk med denna sökning, bekräftar åtgärden och markerar sedan rutan "Ignorera inkorg (arkiv)" i filterfönstret.
Innan du klickar på Skapa filter, välj alternativet " Använd filter också på tidigare konversationer ".
Därför kommer alla olästa meddelanden arkiveras och numret som visar e-postmeddelanden som ska läsas återställs.
För att avsluta, öppna Gmail-inställningarna genom att trycka på växelknappen längst upp till höger, gå till avsnittet Filter och ta bort det nyligen skapade filtret (för att förhindra att nästa inkommande meddelanden arkiveras automatiskt).
Genom att skapa e-postmeddelandefilter är det möjligt att se till att e-postmeddelanden från väldefinierade adresser automatiskt arkiveras, vilket gör att de blir olästa.
Du kan också arkivera alla meddelanden, både lästa och olästa, som har tagits emot före ett visst datum .
För att göra detta, sök i: inkorg före: 2016/12/31 (i det här exemplet vill jag arkivera alla meddelanden som mottogs före 31 december 2016), tryck sedan på Skapa filter för denna sökning och välj åtgärden Ignorera inkorg (Arkiv ), med möjligheten att tillämpa filtret på alla samtal.
I framtiden, när du får ett meddelande som du inte behöver läsa (till exempel ett meddelande från Facebook, Amazon eller andra appar), utan att radera det, kan du arkivera det direkt.
Om du vill arkivera ett e-postmeddelande i Gmail väljer du det bara från listan och trycker sedan på arkivknappen längst upp så att det försvinner från inkorgen.
Åtgärden för arkivering av meddelanden kan påskyndas på en PC genom att välja E-post och trycka på E-tangenten på tangentbordet.
I Gmail för Android kan du gå till Meny> Inställningar> Allmänna inställningar> Gmail standardåtgärd och välja Arkiv (istället för Ta bort.
På det här sättet, dra bara ett meddelande åt vänster eller höger för att arkivera det utan att ta bort det.
På Gmail för iPhone och iPad kan du också använda arkivknappen efter att du har valt inkorgmeddelanden.
Om du av misstag arkiverade ett meddelande kan du enkelt returnera det till din inkorg genom att leta efter det från listan Alla meddelanden, välja det och sedan använda knappen för att flytta det till inkorgen .
