Microsoft Office-sviten består av två av de mest använda programmen i världen, på vissa sätt mycket lika: Access och Excel .
I början är Excel mer ytlig, lättare att använda och mer omedelbart, med ett kalkylblad som ska fyllas med siffror eller värden som automatiskt kan redovisas.
Tillgång är istället mer komplex i början, även om det, efter att ha förstått grunderna, erbjuder möjligheten att skapa en mask, det vill säga ett anpassningsbart grafiskt gränssnitt, för att införa värdena i cellerna, vilket blir mycket mer bekvämt och mer användarvänligt.
Båda är arbets- och studieprogram för datahantering och man kan fråga vilken av de två som är bättre och för vilka behov är det bättre att föredra det ena till det andra.
Kort sagt är Excel ett dataanalysverktyg för att göra matematiska beräkningar och statistiska jämförelser som ska presenteras också i form av enkla att dela diagram.
Access är å andra sidan ett datahanteringsprogram, en riktig databashanterare som kan användas av flera användare samtidigt, användbar för att filtrera värden, visa dem på ett strukturerat sätt och automatisera vissa operationer och händelser.
Excel är utmärkt i analysen av numeriska data .
Inlärningskurvan för att använda Excel är ganska kort och redan att lära sig att använda några grundläggande funktioner som pivottabeller kan du omedelbart utföra många operationer.
De senaste versionerna är då fulla av förpackade modeller, bara för att färdigställas.
Excel är ett utmärkt verktyg när det finns två eller tre kalkylark att använda, istället blir det mer obehagligt om databasstorleken ökar.
Att upprätthålla ett Excel-kalkylblad med tusentals, om inte tiotusentals poster blir verkligen svårare och med utvecklingen av data finns risken för fel i uppdatering av formler, grafer och makron.
I andra artiklar som vi har sett, om Excel:
- Hur man använder Excel-kalkylblad
- 4 operationer för att kunna göra när du arbetar med Word och Excel
- Bästa Excel-mallar att ladda ner gratis för finansiella och kommersiella operationer .
Jämfört med Excel, som fokuserar på numeriska data och sekvenser, är Access en sann digital arkivlösning för information som kan återkallas flera gånger i programmet.
Inlärningskurvan för Access är längre, i den meningen att för att börja använda den måste du studera åtminstone grunderna och förstå dess terminologi.
Kanske är den största skillnaden mellan Access och Excel metoden för datalagring.
Åtkomst kan ändras när som helst och du kan lägga till ytterligare information, ändra, ta bort eller filtrera data utan att påverka formler och tabeller.
När du använder ett massivt datasats i Excel finns det dock en möjlighet att en liten förändring kan förstöra hela tabellen.
Access går ett steg längre än Excel genom att använda söklistor och valideringsregler för enskilda tabellnivåfält.
Referensintegriteten mellan tabellerna, det vill säga deras länk, upprätthålls ständigt av Access som säkerställer innebörden av all information.
Sammanställningarna av enorma databaser är relativt enkla i Access, vilket gör att du kan filtrera individuell information omedelbart utan pivottabeller.
På Access, tydligt mindre använt än Excel på grund av dess ursprungliga komplexitet, hade jag tidigare skrivit en preliminär guide baserad på Microsft Access för att förstå hur det fungerar och vad det används för .
Det finns därför inget bättre eller sämre program, båda är utmärkta verktyg som kan användas växelvis efter behov och arbete som måste göras och underhållas.
Excel gör det enkelt att skapa anpassade utgångar med mycket flexibel formatering och kommentarer som du enkelt kan lägga till var som helst.
Men om data och relationer behöver underhållas över tid, kan kalkylark bli riktigt begränsande så Access kommer in i spelet.
En hybridlösning, där data från en Access-databas exporteras eller kopieras till Excel, är verkligen den bästa.
Programmen integreras med varandra och det är både möjligt att importera Access-data till Excel och omvänt fylla Access med hjälp av de redan existerande Excel-tabellerna (se Microsoft-guide).
Trots att Excel inte är en databas används den fortfarande i stor utsträckning för att lagra data.
Excel är dock en databas med enstaka filer och inte en relationsdatabas som Access, där data från de olika tabellerna är länkade samman och automatiskt förändras enligt vissa händelser.
När enkla tabeller behöver utvecklas till flera relaterade datatabeller är Access det första valet.
När uppgifterna finns i Access kan du lägga till flera tabeller och slå dem samman, skapa frågor eller vyer, definiera datastrukturen och -typerna.
Det råder ingen tvekan om att Access är en funktionsrik produkt, även om den första effekten kan verka skrämmande.
