I kontorsarbete finns det två program som används mest: Word och Excel. Att vara bra med dessa två program betyder inte att man varken tar en europeisk licens som är ett certifikat utan praktisk mening eller att veta hur man ska använda alla alternativ i Office-program.
Det viktiga är att veta hur man använder vissa nyckelfunktioner för att utarbeta dokument och arbeta med kalkylblad för att vara snabba och kapabla i de vanligaste dagliga operationerna.
Här är fyra grundläggande operationer som du kan göra med Word och Excel, som integrerar andra guider som redan har skrivits i denna blogg.
1) Vi har redan förklarat, vad gäller Excel, fyra saker att kunna göra för att bli bra med kalkylblad .
Vid det här tillfället matar vi den artikeln och talar om automatisk fyllning av cellerna, vilket är en viktig åtgärd att veta för att fungera på alla nivåer.
Om du vill använda automatisk fyllning skriver du bara ett nummer i en cell och följande nummer direkt nedan.
Tryck sedan på musen i hörnet av den andra cellen, där det är en liten fyrkant markerad, och dra nedåt och håll nedtryckt för att se att de andra cellerna fylls med sekvensnummer.
Sekvenserna kan vara siffror, datum eller ännu mer komplexa formler.
Om du till exempel har flera kolumner med siffror kan du genomsätta alla värden för den kolumnen genom att skriva den relativa formeln i den nedre cellen.
För att medelvärdena för antalet andra kolumner nu ska du bara använda det automatiska fyllningssystemet och dra fyrkanten i de tomma cellerna bredvid för att göra samma beräkning längst ner i varandras kolumn också.
När du släpper musen efter att ha dragit hörnet på den fyllda kolumnen till de tomma, har du genomsnittet för siffrorna för varje cell.
Om du vill veta mer om Excel's automatiska fyllning kan du läsa den fullständiga Microsoft webbplatsguiden.
2) Hantera data enkelt med pivottabellen
Det är också värt att komma ihåg hur pivottabeller är gjorda, vilket är absolut nödvändigt på Excel.
Pivottabellen är tillgänglig under menyn " Infoga ".
Om du klickar på pivottabellikonen efter att ha markerat en hel datatabell (inklusive rubriker) analyserar verktyget data och tar dem till ett nytt ark där du kan manipulera kolumnerna på olika sätt.
Det blir möjligt att välja de kolumner med data som ska analyseras och välja hur man ska manipulera dem, till exempel för medelvärde.
Att använda en pivottabell sparar mycket tid så att du kan använda funktioner automatiskt.
3) Låt oss nu gå vidare till Microsoft Word, det mest använda programmet i världen för att skriva dokument.
Att skriva är inte svårt, men att formatera texten och återge den på ett visst sätt på arket kan göra dig galet.
Det är två saker du behöver för att kunna göra med Word: hantering av rubriker och sidlayout och textformatering.
Rubriker är viktiga för att göra rubrikrubrikerna likadana i dokumentet.
Att utforma rubriker i Word är viktigt för att inte behöva göra om varje gång för varje nytt dokument.
Rubriker kan formateras från "Infoga" -menyn genom att välja "Header" -ikonen.
Med hjälp av rubriker kan du redigera alla sidor i ett dokument på en gång.
Den här hjälpsidan förklarar hur du sätter in sidhuvud och sidfot.
4) Hantering av sidlayout
En annan sak som varje person som arbetar med Word behöver veta är hur man ställer in och förhandsgranskar formatet på en sida i ett dokument.
Vissa av sidlayoutrelaterade verktyg finns på " Infoga " -menyn.
Härifrån kan du lägga till "Sidnummer" för att automatisera och hantera sidnumrering.
På menyn " Sidlayout " finns det olika formateringsalternativ för att hantera marginalerna automatiskt.
Sidgränsalternativna å andra sidan låter dig manuellt ändra marginalerna för dokumentet till vänster och höger.
När det gäller Word hänvisar jag till två andra guider i den här bloggen om de viktigaste uppfattningarna att veta och de viktigaste operationerna för att kunna använda:
- 5 användbara funktioner för att använda Word på ett professionellt och snabbt sätt
- Ordformatguide för ord: stilar, avsnitt och stycken
