För en tid sedan beslutade en Google-ingenjör att arbeta självständigt med ett nytt e-postprojekt efter att ha begärt hjälp från en användare som klagade över att ha använt för mycket tid på att leta efter meddelanden i e-postrutan. den 1 april 2004, nästan av en slump och tack vare ett självständigt initiativ, för exakt tio år sedan, föddes Gmail, som idag är den mest använda e-posttjänsten online i världen. Även om 15 år har gått sedan födelsen av Gmail och många fler sedan födelsen av e-post, finns det många som fortsätter att använda e-post och Gmail på fel sätt .
Här är tio typer av fel som vi alla har gjort men som istället bör undvikas eller i alla fall minimeras till det maximala.
1) Skapa många utkast
När du trycker på knappen Skriv i Gmail öppnas fönstret för meddelandekomposition.
Om du skriver något och sedan trycker på stängningsknappen sparar du det meddelandet i utkasten.
Detta kan användas för att ha någon form av anteckningsblock att spara att göra-listor, men mer troligt kommer det att fyllas med skräp och delmeddelanden som aldrig skickas.
Alla som använder Gmail hittar hundratals tomma och värdelösa meddelanden att ta bort i Utkast.
2) Ta bort meddelanden för att hålla din inkorg ren utan olästa meddelanden
En gång, när e-postmeddelanden var begränsade med tillgängligt utrymme, var det vettigt att ta bort meddelanden som inte längre behövdes. Idag, eftersom det finns allt utrymme och eftersom meddelanden av alla slag kommer varje dag, är det inte bekvämt att ta bort dem, utan snarare ordna dem i mappar eller etiketter med filter. Du kan filtrera e-postmeddelandena så att de inte visas i huvudavsnittet eller så kan du arkivera meddelandena för att ta bort dem från inkorgen utan att ta bort dem.
LÄS OCH: Beställ inkorgen med filter och alias i Gmail för att hantera de mottagna e-postmeddelandena
3) Markera allt som "läst"
När det gäller föregående punkt, i Gmail är det inte bekvämt att markera allt som läst för att beställa, du kan lämna dem olästa, men organisera dem i olika mappar.
Felet är att markera meddelanden som lästa och tänka att vi kommer tillbaka till dem senare. Tänk också på att endast meddelanden som också tas emot i inkorgen räknas som olästa av meddelandeprogram och mobilapplikationer, resten ignoreras.
Men hon är helt glömd.
4) Har för många olästa e-postmeddelanden
Efter föregående punkt finns det ett fel olästa meddelanden i huvudlådan.
SE Också HUR: Se bara olästa meddelanden i Gmail med snabblänk
5) Skicka själv e-post för att behålla filer eller anteckningar .
Tidigare har jag också använt Gmail som ett utrymme för att lagra dokument, filer eller bilagor genom att skicka mig meddelanden själv.
Gmail var den första e-posttjänsten som gav ett stort GB-utrymme för filer gratis så det var också normalt att dra nytta av allt detta utrymme (vi pratar för tio år sedan) som om det var en molnstation.
Under de senaste åren, med betoning på riktiga molntjänster, måste denna arbetsmetod undvikas.
Det är bättre att ha en app som Onenote eller Evernote eller Dropbox, Google Drive och Onedrive för större filer.
ponon du borde behöva skicka dig själv e-postmeddelanden om dokument, länkar och bilagor som du vill spara. Men ibland verkar det bara lättare än att skicka ett e-postmeddelande, för då kommer det att vara i din inkorg för alltid.
6) Överdriva med etiketter och mappar
Gmail stöder kapslade etiketter. Att skapa etiketter är användbart för att organisera e-postmeddelanden som är liknande eller från samma avsändare. Det viktiga är att de inte är för många och att de alla visas i listan till höger utan att bläddra annars kan vi glömma många kategorier och många mottagna meddelanden.
7) Gör ett misstag mellan svara och svara på alla
Ibland trycker du på " Svara " -knappen i ett gruppmeddelande för att dela en tanke som bara kommer att tas emot av personen som skickade det senaste svaret. Andra gånger slår du på Svara alla när du faktiskt ville skriva ett privat svar.
För att undvika den här typen av fel finns det två mycket viktiga och viktiga funktioner i Gmail:
- Använd avbrytningsfunktionen för fel e-post
- Sätt Svara alla som standardbeteende på Svara-knappen för att skicka e-post till en grupp kontakter snabbt
8) Svara på e-postmeddelanden utan att ändra ämnet
E-postdiskussioner hamnar ofta med ämnet.
Om det här är viktiga e-postmeddelanden, när du svarar på ett e-postmeddelande, kontrollera om det är lämpligt att ändra ämnet och inte behålla det gamla från det första e-postmeddelandet.
9) Att tro att Gmail inte kan användas offline
Även om du har mer begränsade funktioner kan du också öppna Gmail som ett offline-program när du inte har någon internetanslutning.
10) Använd inte avancerade sökoperatörer
Målet med Gmail, sedan starten, var att tillhandahålla en e-posttjänst som var lätt att söka.
Av denna anledning är sökningen i Gmail mycket kraftfull, bättre än någon annan liknande tjänst, bara för att du behöver känna till operatörerna och kommandona för att använda den.
En annan artikel förklarar de mest användbara avancerade sökoperatörerna i Gmail .
LÄS OCH: Den allmänna guiden för Gmail
